20- La empresa como sistema social integrado. La cultura empresarial. Las políticas de recursos humanos. La función de personal. Planificación de plantillas. Análisis previsional de las necesidades de personal. La descripción de puestos de trabajo. Técnicas de evaluación del desempeño y rendimiento en los puestos de trabajo. El plan de formación del personal.

Un sistema es un conjunto de reglas o principios sobre una materia o realidad enlazados entre sí, que contribuyen ordenadamente a un determinado fin.

El rendimiento de un sistema depende fundamentalmente de las siguientes cuestiones:

1. De la forma en que las partes se interaccionan , se combinan y funcionan juntas, más que de la forma en que actúan aisladamente.

2. De su relación con el medio exterior (sistema más amplio del cual forma parte) y con los otros sistemas de dicho medio.

Las principales características de la empresa como sistema son:
- Es un sistema abierto , esto es, un sistema que se interrelaciona con su entorno.
- Se produce una sinergia que hace que manifieste características y formas de comportamiento que no son atribuibles a ninguno de sus elementos o subsistemas que la forman.
- Es un sistema global, cualquier influencia sobre uno de sus elementos o subsistemas repercute sobre los demás y sobre el conjunto del sistema.

- Es un sistema autorregulado . El propio sistema se adapta y controla para mantener un equilibrio dinámico.

En cualquier empresa es posible distinguir distintos tipos de subsistemas interdependientes, que son las siguientes:

1. El subsistema económico : fija los objetivos empresariales y constituye el sistema de dirección de la empresa.

2. El subsistema técnico : consiste en los medios y procedimientos de producción necesarios para que el proceso productivo sea posible.

3. El subsistema social : formado por todos los individuos que forman la plantilla de la empresa.

La cultura empresarial es el conjunto de normas de actuación, valores, patrones de comportamiento, etc. que caracterizan a una organización abarcando la visión que los miembros del grupo tienen tanto sobre sus relaciones externas en sus distintos entornos, como sobre sus relaciones internas con los demás. La cultura empresarial está, por tanto, muy relacionada con la filosofía de la empresa.

Por filosofía de una empresa entendemos aquello que da sentido a una institución, es decir, definir su objetivo y contenido o misión, basándose no en el hecho material de los elementos de actuación, sino en el sistema de valores con un alto grado de abstracción en el que debe definirse la cultura de esa empresa.

La filosofía de una empresa establece los criterios de actuación y su cultura fija las normas de comportamiento que sirven para la coordinación de las personas entre sí y con la propia institución.

Dentro de la cultura empresarial podemos distinguir tres elementos que la configuran: misión, visión y valores.

- Misión : es la razón de existir de una empresa. Representa su identidad y personalidad en el momento presente.
- Visión : es una imagen de futuro deseado, que la empresa busca y quiere crear con sus esfuerzos y acciones.
- Valores : son los principios asumidos y desarrollados por todos los integrantes de la empresa. Han de presentar las siguientes características:
- Ser mayoritariamente aceptados.
- Ser dinámicos, como la propia empresa.
- Tener un contenido ético.
- Comprometer a los trabajadores con la misión y visión de la empresa.

La cultura empresarial va a condicionar las políticas marcadas por la dirección y, por tanto, las políticas de recursos humanos.

Según el Diccionario de la Real Academia Española, la política es el conjunto de : “Orientaciones o directrices que rigen la actuación de una persona o entidad en un asunto o campo determinado”.

Las políticas de recursos humanos hacen referencia a las grandes decisiones o grandes objetivos por los que opta una empresa con respecto a sus trabajadores. Partiendo de la base de que ellos van a pasar unas ocho horas al día durante X número de años la empresa debe plantearse cómo hacer que se compaginen los objetivos del negocio con los objetivos o deseos del trabajador. Cómo lograr que junto al objetivo “beneficios” se logre este otro objetivo: la satisfacción y el orgullo del trabajador por el hecho de pertenecer a la empresa. Eso llegará a ser una parte importante de la cultura corporativa de la entidad.
En este contexto la dirección de Recursos Humanos, debe asegurar lo siguiente:

a) La integración del personal en la empresa.
b) La adecuación de las capacidades del personal a los objetivos de la
empresa.
c) El desarrollo del factor humano, tanto del individuo en sí mismo, con
sus aspiraciones y valores como del trabajador que participa en la vida y el desarrollo de la empresa. Esa participación puede ir desde la más simple colaboración hasta el sistema de cogestión, sistema implantado en muchas empresas alemanas, lo que supone que trabajadores y responsables de la dirección de la entidad gestionan la empresa, conjuntamente.
d) El desarrollo del marketing interno, facilitando la comunicación.
e) La calidad de vida del personal .
f) Su integración del departamento de Recursos Humanos dentro de la dirección
estratégica de la empresa para buscar ser el brazo derecho de la dirección general en cuanto a implantación de las políticas relacionadas con este ámbito. No debe olvidar el responsable de recurso humanos que él es quien debe persuadir e influir en todos los demás jefes y mandos intermedios para que las políticas se encarnen en cada intervención de ellos y que tenga que ver con el factor “recursos humanos”.

La funcioón de personal constituye una política concreta de la planificación de recursos humanos que tiene como objetivo encontrar el personal que se necesita para cubrir las necesidades previstas en condiciones óptimas. La función de personal tiene dos vertientes:

el recurso al personal ya presente en la empresa,

y el recurso al mercado de trabajo externo.

La promoción del personal interno tiene ventajas : por un lado, puede resultar menos costoso, por otro, este recurso implica la promoción del personal En la promoción de personal interno se distingue entre promoción y sucesión:

-Los planes de sucesión consisten en cubrir puestos vitales para el funcionamiento de la empresa con personal formado en él.

- Los planes de promoción consisten en el aprovechamiento de las potencialidades del personal de la plantilla y de la realización personal de los trabajadores como fuente de motivación.

Cuando una empresa se expande y crece, se ve obligada a reclutar personal, de unas determinadas características para desempeñar puestos de trabajo concretos, acudiendo al mercado de trabajo . Algunos de los mecanismos más utilizados son:

- las ofertas directas, las ofertas mediante los medios de comunicación (tablones de anuncios, anuncio en prensa y revistas), y la utilización de empresas especializadas (Empresas de Trabajo Temporal, agencias privadas de colocación...).

Para seleccionar a los candidatos, se suceden una serie de fases:

- Una vez se dispone de un número adecuado de candidatos, comienza el proceso de selección. En él, se recoge información de los candidatos: historial personal, académico, profesional, y datos relativos a su estilo de vida.

- Una vez recogida la información, se comprueba qué candidatos se aproximan más al perfil deseado. Para ello, se san test, cuestionarios, entrevistas...

- Posteriormente, se comparan las respuestas de unos y de otros y se verifica si la información proporcionada es verídica y pueden documentarla los candidatos.

- Tras la comparación, se eligen a los candidatos más aptos para el puesto.

- Finalmente, se realiza una comparación entre los candidatos finalistas y se escoge al que mejor se considere más apto para el puesto de trabajo.

El proceso de planificación de recursos humanos, tendrá como finalidad conseguir que la plantilla de la organización sea, en todo momento, cuantitativa y cualitativamente, la necesaria para conseguir las metas deseadas.

La planificación de plantilla pasa por varias etapas:

1. Realizar un análisis que permita establecer un diagnóstico de la situación actual del personal de la empresa.
2. Establecer unos objetivos que constituyan la base de una política de recursos humanos, concretados en planes de actuación específicos.
3. Diagnosticar la evolución probable de los trabajadores.
4. Ejecutar la política y planes elaborados.
5. Integrar en la empresa al personal contratado.

Para realizar un análisis de la plantilla de la empresa, se suele partir de un organigrama representativo de la estructura de la empresa. El análisis de la situación de la plantilla de la empresa tiene como finalidad comprobar si el personal disponible y su distribución en los departamentos es el ma?s adecuado para obtener la máxima rentabilidad de la inversión que la empresa realiza en el personal.

Una vez diagnosticada la realidad actual de la empresa, se procede a formular los objetivos concretos relativos a la planificación de la plantilla. En estos objetivos, se determinarán: las necesidades futuras de plantilla (si se incrementa o se reduce), mejorar la calidad del personal ya contratado, y reestructurar la plantilla actual para conseguir una mejor adaptación a las necesidades de la empresa.

Las actividades futuras que se vayan a realizar en la organización, a causa de los cambios que se introduzcan en los mercados, en los productos o en la tecnología, basándose en los objetivos y planes estratégicos empresariales, conllevarán modificaciones en el contenido de los puestos de trabajo que forman la organización.

Es preciso realizar un análisis previsional de las necesidades de personal a partir de estas informaciones.

En la organización se constatarán todos los cambios previstos en relación con:

1. Los puestos de trabajo que se prevé que desaparecerán , y en qué momento se supone que ocurrirá la desaparición.

2. Los nuevos empleos que se crearán, indicando el momento en que comenzarán a existir.

3. Las modificaciones que sufrirán los puestos de trabajo actuales y que se mantendrán en la organización, señalando el momento en que se introducirá cada una de las modificaciones.

Este aspecto es especialmente importante en un momento como el actual, en el que es verdaderamente difícil prever con la suficiente seguridad los diversos cambios tecnológicos, económicos, legales o socioculturales, que se van a producir «de un día para otro».

La descripción previsional de los puestos de trabajo, recoge todas las descripciones de los diferentes puestos-tipo existentes en la misma. Para elaborarlo, se deberá estar en condiciones de explicar:
- Qué se hace en cada puesto de trabajo.
- Por qué se hace.
- Cómo se hace.
- Dónde se lleva a cabo.
- En qué condiciones se realiza.
- Qué responsabilidades implica.

Al delimitar los objetivos que se pretendían alcanzar en el área de recursos humanos, nos interesa conocer es:

- Qué puestos existen.
- Cuál es su contenido real.

En este caso, las personas más adecuadas para proporcionar la información que se necesita, son los ocupantes de los puestos , ya que ellos son los «verdaderos expertos».

La obtención de la información se hará a través de las técnicas de análisis de puestos. Los datos recogidos aplicando las técnicas de análisis de puestos, nos permitirán elaborar:

1. El catálogo de puestos de la organización; esto es, conocer los diferentes puestos existentes, en la actualidad, en la empresa. Es preciso señalar que el catálogo de puestos no es la plantilla de la empresa . Indica los puestos de trabajo existentes que, en un momento dado, pueden estar ocupados o no por un trabajador. De alguna forma, el catálogo indicaría la plantilla que se necesitaría en condiciones normales, pero, es necesario insistir, no la existente en un momento determinado.

2. El manual de funciones de la organización es el contenido de los diferentes puestos-tipo existentes en la empresa.

A partir del conocimiento del contenido de los puestos de trabajo, es posible definir los perfiles de competencias de los mismos; esto es, las características que deberán reunir las personas que los ocupen para poder responder con eficacia y eficiencia a las exigencias de los mismos.

La apreciación del comportamiento en el trabajo puede servir para orientar la actividad y las funciones de los trabajadores. Esta evaluación permite:

- Conseguir una mejor interacción entre individuos.

- Mejorar la eficacia de las personas y equipos de trabajo frente a sus objetivos.

- Recoger información sobre el funcionamiento actual y las competencias que se pueden desarrollar en las personas y equipos.

Para que el trabajador acepte sin reparos una evaluación de su comportamiento profesional y esta sea satisfactoria, deben darse diversas características:

- Hay que tratar los hechos con una constatación basada en observaciones duraderas, que den lugar a una evaluación continua.

- La evaluación hay que considerarla como una forma de ayudar al trabajador a desarrollarse.

- La evaluación es un sistema abierto, con posibilidad de discusión.

Una buena evaluación del desempeño y rendimiento en los puestos de trabajo debe relacionar los resultados conseguidos con las características profesionales.

Dentro de las técnicas para evaluar a los trabajadores, hay que distinguir:

- El propio proceso de evaluación: es la atención continua prestada al comportamiento en el trabajo para proporcionar apoyo al personal.

- La entrevista periódica: es el tiempo dedicado para hacer balance mutuo de cuánto se ha realizado. Está relacionado con los objetivos, medios y comportamientos fijados.

Los fallos operativos en la evaluación del desempeño y rendimiento en los puestos de trabajo pueden surgir por dos tipos de problemas:

1. Por apreciar mal la conducta en el trabajo, debido a que no se conocen las competencias y potencial de los trabajadores.

2. Por la poca comunicación con los trabajadores sobre su competitividad, por lo que no puede orientarse su trabajo hacia los objetivos de la empresa.

El plan de formación del personal alude a los medios pedagógicos que se ofrecen a los trabajadores para que desarrollen sus funciones en el trabajo. El plan de formación (PF) responde a dos categorías de objetivos: los relacionados con la producción, y los relacionados con las personas (de orden social y cultural).

Desde el punto de vista de la empresa, algunos objetivos del Plan de Formación son:

? Aumentar la competitividad de la empresa.

? Garantizar o desarrollar las competencias con motivo de una contratación, traslado interno o de una promoción.

? Prever los circuitos por los que se aumentarán los conocimientos para adaptar las cualificaciones del personal a las necesidades de la empresa.

? Poner énfasis en las categorías de personal menor cualificado, en la inserción de los jóvenes y en los problemas derivados de ciertas etapas de la carrera individual (la jubilación, crisis de la edad madura...).

Desde el punto de vista de los individuos, algunos objetivos del PF son:

? Dominar mejor el oficio.

? Prepararse para los cambios profesionales y traslados internos.

? Desarrollar conocimientos prácticos relativos a la empresa.

? Comprender mejor la organización en la que uno trabaja.

? Formarse en terrenos gratificantes o funciones sin relación directa con el trabajo.