47-La empresa como organización. Organigramas. Estructuras organizativas. Nuevas técnicas de organización

La organización es un mecanismo o estructura que hace posible que los seres vivos trabajen conjuntamente de forma eficaz. Cualquier actividad desarrollada en común necesita una organización previa para poder realizarla. La organización es, en la empresa, el resultado de dividir el trabajo total de la misma en diversas tareas, manteniendo la coordinación de las mismas.

1.1 Concepto de organización.

El proceso organizativo aplicado a cualquier actividad realizada en común conlleva una serie de pasos:

- Definición y clarificación de la actividad que se va a desarrollar.

- Diseñar la estructura de la organización: definiendo quién hace cada tarea y quién es el responsable de conseguir los resultados.

- División del trabajo.

- Señalar los directivos responsables de los diferentes grupos.

- Establecer relaciones lógicas: entre los miembros de la organización.

La organización consiste en: definir la tarea que se va a hacer; dividir el trabajo entre las personas que la van a realizar; determinar las relaciones que deben existir entre ellas; y fijar responsabilidades para conseguir los objetivos previstos de forma eficaz.

La organización facilita la dirección y el funcionamiento de la empresa, ofreciendo el mecanismo con el que la dirección administra, coordina y controla su empresa, posibilitando su crecimiento.

La organización se rige por una serie de principios:

- Unidad de objetivo: todos los miembros de la organización deben contribuir a la consecución del objetivo de la empresa en la medida que les corresponda.

- Alcance del control: es necesario determinar el número de personas que un jefe puede dirigir eficazmente.

- Principio de delegación: se debe delegar la autoridad hasta los niveles más bajos posibles.

- Unidad de mando: las instrucciones que den dos o más jefes deben manifestarse como si de una se tratara.

- Principio jerárquico: debe haber una estructura jerárquica entre los miembros.

- Principio de responsabilidad: la responsabilidad del inferior frente a su superior es absoluta. A mayor poder, mayor responsabilidad.

1.2 Organización formal.

La organización formal implica una estructura intencionada, definida, identificada y relativamente estable, donde la empresa encaja a la perfección. Una organización formal presenta las siguientes características: debe ser flexible, define los límites de las actividades de los individuos, y la coordinación se lleva a cabo mediante normas establecidas.

Un organigrama es un gráfico en el que se representan las unidades organizativas y las relaciones existentes entre ellas. El organigrama presenta las siguientes características:

• Esquematiza la estructura de la empresa.

• Resalta el grado de dependencia y su importancia jerárquica.

• Indica la denominación específica de los organismos (y en ocasiones el nombre de sus responsables).

Los organigramas deben reflejar la estructura real y actualizada de la empresa, con una representación sencilla y fácil de comprender. El problema aparece cuando esa representación no se realiza adecuadamente, provocando la confusión en los miembros de la organización.

Las ventajas que presenta el organigrama son: ofrece un profundo conocimiento de la estructura de la organización; da posibilidad a ser revisado en busca de anomalías para su posterior corrección.

Según el criterio adoptado, hay varias clases de organigramas:

• Según el fin: pueden ser: informativos o de análisis.

o Organigramas informativos: proporcionan una visión general de la estructura de la empresa. Solo comprende las grandes unidades que la integran.

o Organigramas de análisis: proporcionan la totalidad de la estructura, incluyendo las menores y las relaciones existentes.

• Por la extensión: pueden ser: generales o de detalle.

o Organigramas generales: reflejan la estructura de toda la empresa.

o Organigramas de detalle: se refieren a un departamento concreto.

• Por el contenido: pueden ser: estructurales, funcionales, o de personal:

o Organigramas estructurales: solo representan las unidades que constituyen la empresa y las relaciones entre ellas.

o Organigramas funcionales: representan los contenidos de cada unidad.

o Organigramas de personal: indican las denominaciones, rangos y nombres de la persona que dirige cada unidad.

• Por la forma: pueden ser: verticales u horizontales:

o Organigramas verticales: las unidades de mayor autoridad se sitúan más elevadas que las de menor autoridad.

o Organigramas horizontales: las unidades de mayor autoridad se sitúan a la izquierda y las subordinadas a la derecha.

Hay cuatro tipos de estructuras organizativas: lineal, en línea y staff, en comité y matricial.

• Estructura lineal o jerárquica: está basada en la autoridad directa del jefe sobre los subordinados. Presenta inconvenientes como comunicación lenta, cada directivo tiene tantas tareas que no es experto en todas, su organización es rígida, y carecen de flexibilidad para adaptarse a los cambios.

• Estructura en línea y staff: en ésta se combinan relaciones de autoridad directa con relaciones de consulta y asesoramiento que se mantienen con los departamentos, denominados staff. Los departamentos en línea se ocupan de las decisiones que afectan a las operaciones de la organización, y los staffs realizan una labor de asesoramiento y apoyo técnico (la autoridad de los satff se limita a sus subordinados).

• Estructura en comité: en ésta, la autoridad y la responsabilidad se comparten en un grupo de personas. Para tomar decisiones, el comité se reúne, intercambian opiniones, se discute y se toma una decisión final.

• Estructura matricial: en esta, los especialistas de diferentes partes de la organización se unen para trabajar en proyectos específicos, relacionados con problemas importantes o temas técnicos concretos. Las ventajas que presenta es su flexibilidad para afrontar los problemas y proyectos importantes. Sin embargo, es necesario que el director del proyecto sepa integrar a las personas procedentes de diversas partes de la organización en un verdadero equipo de trabajo.

Entre las técnicas organizativas existentes, se destacan:

• Círculos de calidad: la participación del trabajador y su colaboración en la resolución de los problemas de la empresa motiva la creación de esta técnica.

• Control total de calidad: se trata de alcanzar la calidad global en todas las funciones de la empresa.

• Just in time: se trata de fabricar lo que se necesita, eliminando los stocks.

• Planificación y control de la producción informatizada: ayuda y simplifica en la preparación de la documentación en un proceso de trabajo, programación de tareas, control de existencias… mediante los recursos informáticos.

• Estudio de tiempos informatizado: cálculo de tiempos de trabajo.

• Procesos administrativos informatizados: es la aplicación de la informática, con todas sus innovaciones tecnológicas, a los trabajadores administrativos, desarrollados en el conjunto de las funciones de la empresa. • Análisis de valor: consiste en detectar los costes de cada fase de trabajo para modificarlos y conseguir un producto al menor coste posible.