52- La dirección en la empresa. Estilos de dirección. Las funciones de dirección. Habilidades de dirección. La autoridad en la empresa. La delegación de autoridad. El mando intermedio en la organización.

La función administrativa es la que se encarga del funcionamiento en la empresa. Busca la participación y la integración de los trabajadores en la resolución de los problemas empresariales, buscando el máximo rendimiento en cada puesto de trabajo y en la parte directivo.

Dirigir, desde el punto de vista económico, implica dos funciones: reasignar todos los recursos existentes en la empresa, e incidir en los comportamientos humanos de los miembros de la empresa para favorecer el desarrollo de su trabajo.

1. Concepto de dirección

Dirigir consiste en conseguir los objetivos de la empresa mediante la aplicación de los factores disponibles, desarrollando las funciones de planificación, organización, gestión y control. La dirección requiere una respuesta sistemática a los cambios del entorno empresarial.

1. 2. Niveles directivos en la empresa

En la empresa, hay varios niveles directivos jerarquizados de arriba abajo en tres partes: la alta dirección, la dirección intermedia y la dirección operativa:

1. Alta dirección: es el nivel más elevado. Está integrada por el presidente y otros directivos que se ocupan de desarrollar los planes a largo plazo de la empresa. Toman decisiones relativas a la elaboración de nuevos productos, la compra de otras empresas, y supervisión general de la empresa.

2. Dirección intermedia: se incluyen ejecutivos como los directores de fábricas o los jefes de divisiones. Los directivos intermedios se ocupan de desarrollar planes y procedimientos detallados para llevar a la práctica los planes generales de la alta dirección y supervisar a la dirección operativa (como determinar el número de vendedores que han de operar en un determinado territorio).

3. Dirección operativa: incluye a los responsables de asignar trabajadores a los trabajos específicos y evaluar sus resultados diariamente. La dirección operativa se encarga de poner en acción los planes desarrollados por los directivos intermedios y los directivos se encuentran en contacto directo con los trabajadores de la empresa.

En cualquiera de los niveles, los ejecutivos deben tener diversas cualidades para tener éxito, agrupadas en los siguientes tipos: técnicas, humanas y reflexivas.

• Cualidades técnicas: son los aspectos técnicos a conocer del trabajo que uno ejerce, para poder comunicarse eficazmente con los subordinados y superiores.

• Cualidades humanas: alude a saber mantener buenas relaciones humanas con el equipo de trabajo.

• Cualidades reflexivas: consisten en tener la capacidad enfocar los problemas de forma adecuada y prestar soluciones al respecto.

Elegir el estilo de dirección por parte del directo es una de las tareas más importantes en la actividad administrativa de la empresa, de ella dependerá el que los subordinados realicen su tarea en un buen o mal ambiente de trabajo. Hay diversos estilos: autocrático, consultivo, democrático, permisivo (laissez-faire), y paternalista:

Estilo autocrático: En el estilo autocrático, la única autoridad es el jefe, que toma decisiones en la empresa y los subordinados obedecen sus órdenes. Las decisiones se toman con rapidez, las producciones son altas, pero la calidad del producto y la satisfacción por el trabajo es baja, así como los subordinados no están motivados.

Estilo consultivo: El estilo consultivo tiene una posición intermedia entre el estilo autocrático y el democrático. En él, se distinguen varios casos de estilos a su vez:

• El director “vende” al grupo la decisión que ha tomado e intenta que todos estén de acuerdo con él, informándolos de las causas de su decisión y concediendo premios a quienes hayan contribuido a la consecución de los objetivos.

• El director presenta sus ideas e invita a hacer preguntas para aclarar la decisión adoptada.

• El director presenta un proyecto de decisión susceptible a cambio para modificar las cosas que sean necesarias.

• El director presenta el problema, recoge las sugerencias y toma una decisión.

Estilo democrático: En el estilo democrático, la autoridad reside en el grupo, tomando las decisiones por unanimidad y siendo aceptadas por el jefe. Requiere bastante tiempo para tomar las decisiones, pero satisface las necesidades de los subordinados, se crea un mejor clima de trabajo, y hay comunicación entre los miembros. El jefe tendrá que saber dirigir las reuniones de forma exitosa.

Estilo permisivo (laissez-faire): El estilo permisivo consiste en que los subordinados actúan con entera libertad dentro de los límites establecidos previamente por el director. Las decisiones nacen del grupo, que define el problema, dirige las discusiones, elabora procedimientos para resolverlos y escoge la mejor solución entre las posibles.

Estilo paternalista: El estilo paternalista es un tipo de mando intermedio entre el autocrático y el permisivo. La autoridad compete al director, que establece relaciones con los empleados similares a la de los padres con los hijos. El director consulta con cada uno de forma aislada e impone la decisión que considera que es buena.

(No existe un estilo que sea universal para todas las situaciones, sino que se trata de escoger la que mejor convenga en cada momento para enmendar los problemas.)

La principal función de la dirección es guiar, conducir y controlar los esfuerzos de un grupo de personas hacia la consecución de un objetivo. La dirección implica: definir objetivos, definir los modos de actuación, determinar estrategias, estudiar alternativas de actuación, seleccionar las mejores opciones, dirigir a un grupo de personas, y controlar los resultados. Las tareas fundamentales de dirección se dividen en las siguientes funciones: planificación, organización, control, y conducción de hombres.

Planificación: Planificar alude a “lo que debe hacerse y cómo hacerse”. Se deben señalar: las previsiones, la fijación de objetivos, el establecimiento de políticas, la programación, y el cálculo de presupuestos:

• Previsiones: es un intento de adelantarse al futuro mediante deducciones basadas en hechos conocidos y en el estudio de los factores que pueden actuar sobre la empresa. Las previsiones proporcionan información para realizar decisiones y establecer la planificación.

• Fijación de objetivos: indican “lo que se debe de hacer”. Son las metas establecidas que sirven de guía para coordinar los esfuerzos de todas las funciones de la empresa. Los objetivos suelen ser de tipo económico (cuando por ejemplo, se estudian problemas de mercado, se trata de mejorar la producción…), o de tipo social (problemas derivados de salarios y sueldos, formación…).

• Establecimiento de políticas: es necesario indicar los principios y normas de acción por los que va a regirse la empresa para alcanzar los objetivos.

• Programación: para poner en práctica la política establecida y conseguir os objetivos, hay que diseñar un programa que indique los pasos para alcanzar dichas metas.

• Cálculo de presupuestos: es necesario determinar el coste de la realización de la tarea de la empresa, para ello, se necesita: asignar los recursos necesarios, establecer una metodología de trabajo, y calcular el coste de cada tarea (salarios, materiales, formación, gastos de contratación…).

Organización: Con respecto a la función de organización, es necesario establecer: estructuras de organización, delegaciones, y establecer relaciones (coordinar):

• Estructuras de organización: una vez definidas las tareas, es necesario agrupar a las mismas y a las personas de forma que su realización sea lo más productiva posible.

• Delegación: cuando un jefe o directivo no puede realizar correctamente todas las tareas, debe delegar algunas en sus subordinados, siempre que estos puedan desempeñarlas adecuadamente.

• Establecer relaciones (coordinación): las relaciones entre los diversos grupos deben quedar perfectamente establecidas mediante las estructuras de organización.

Control: Controlar es valorar el trabajo tras ser ejecutado. El control comprende: el establecimiento de normas, medición, evaluación, y corrección.

• Establecimiento de normas: los trabajos deben realizarse según normas establecidas.

• Medición: los instrumentos de medición deben ser válidos, comprensibles y aceptados por aquellos cuyo trabajo va a ser controlado.

• Evaluación: hay que evaluar y contrastar los resultados obtenidos con las normas establecidas y obtener conclusiones al respecto.

• Corrección: una vez evaluado, hay que tomar medidas para corregir aquello que no se haya realizado en condiciones.

Conductor de hombres: La función de conductor de hombres tiene por objetivo conseguir que se realicen las tareas encomendadas en el momento previsto y de acuerdo con las condiciones determinadas para su valoración. Esta función abarca varias actividades: liderazgo, motivación, comunicación, selección, formación y perfeccionamiento, remuneración, y resolución de conflictos.

• Liderazgo: es el proceso por el que se consigue que otras personas hagan su trabajo.

• Motivación: son las acciones emprendidas por un jefe para inspirar, impulsar y estimular a sus subordinados para conseguir el aumento de su productividad.

• Comunicación: es la suma de todos los actos que realiza una persona para comprender a los demás, es un puente de significado entre el que emite la información y el que la recibe, en un proceso de escuchar y comprender.

• Selección: para que la empresa funcione, es necesaria una selección de gente competente que pueda contribuir en la consecución de los objetivos de la misma.

• Formación y perfeccionamiento: el personal debe estar bien preparado y cualificado para desarrollar las tareas del puesto.

• Remuneración: la remuneración debe ser equitativa y objetiva, según las directrices y procedimientos establecidos por la empresa.

• Resolución de conflictos: el director debe arbitrar acuerdos, reconciliar al personal, recibir quejas y reclamaciones, o bien contratar a un mediador.

En la dirección, hay varios componentes fundamentales que hace que una dirección sea de una forma u otra: la autoridad o poder de líder, la comprensión de los subordinados, , la capacidad de motivar, y el estilo de liderazgo:

• La autoridad o el poder de líder: el poder es la capacidad de un individuo o grupo para influir en las acciones de otros individuos, y la autoridad es el poder derivado de la posición de uno mismo en una organización, teniendo la última palabra en la toma de decisiones que afectan a otros. Las fuentes de poder son varias: poder de recompensa (dar gratificaciones), coercitivo (castigar), poder legítimo (los subordinados deben obedecer), y el poder de experiencia.

• Comprender a los subordinados: y entender sus intereses y motivaciones.

• Capacidad de motivar: es la habilidad de inspirar a los subordinados para que rindan mejor en la empresa, provocando su lealtad y fidelidad.

• Estilo de liderazgo: este influye en el clima que produce en el grupo.

Desde los tiempos más remotos en que los individuos se agrupaban para sobrevivir, ha sido necesario de una voluntad superior que coordine al grupo. Por ello, en la organización la autoridad es una de las características del concepto de organización y requisito para que ésta sea eficaz.

En el diseño de la red de autoridad hay que tener en cuenta varios aspectos: cadena de mano, unidad de mando, ángulo de control, la centralización/descentralización, y la delegación.

• Cadena de mando: representa una secuencia de relaciones continuadas de dependencia de que se extienden desde lo más alto de la organización hasta su base, representado la estructura jerárquica de la organización.

• Unidad de mando: sostiene que cada subordinado debe responder ante un solo jefe.

• Ángulo de control: alude al número de subordinados que pueden ser controlados efectivamente por un jefe.

• Centralización/descentralización: la centralización implica que el poder solo lo ostenta el jefe, y la descentralización implica que la autoridad la ostentan diversas personas.

• Delegación: está relacionado con todos los conceptos anteriores, consiste en darle cierta autoridad y responsabilidad a otra persona.

La delegación es el proceso en el que los directivos asignan tareas a sus subordinados, otorgándoles autoridad y responsabilidad para ello. La delegación tiene varios principios: debe ser íntegra (afectar a toda la tarea para cumplir el objetivo), clara (definida y comprendida), y suficiente (se ha de dar la autoridad necesaria para poder realizar la tarea).

En toda delegación, se debe analizar el trabajo para determinar lo que se puede y debe delegarse, y lo que no:

• Lo que no puede delegarse: no se puede delegar la función de mando del jefe, ni planificar los objetivos políticos, procedimientos y programas de su nivel, ni establecer normas, medidas de trabajos, analizar los resultados, ni adoptar medidas de corrección.

• Lo que se puede delegar: se pueden delegar los asuntos que conciernen a un solo elemento del subordinado, y deben delegarse las partes del trabajo que uno esté menos capacitado para realizar y ponerla en manos de alguien que sí lo esté.

Según cada nivel directivo, las capacidades que se necesitan varían en función del nivel:

• Alta dirección: para este, se requieren capacidades de tipo conceptual, de abstracción, de generalización, de idear y planificar.

• Dirección intermedia: para este, se requieren capacidades para las relaciones humanas y menos capacidades conceptuales.

• Dirección operativa o baja: para este, se requieren conocimientos de carácter técnico, la maestría del oficio.

La toma de decisiones constituye la tarea básica del directivo. Considerando el alcance de las decisiones, existen tres categorías: estratégicas, tácticas y operativas.

• Decisiones estratégicas: son propias de la alta dirección, de gran trascendencia para la organización. Son de gran alcance, y sus consecuencias suelen ser irreversibles. Requieren de imaginación, visión anticipativa, sentido de la oportunidad y del riesgo (capacidades conceptuales).

• Decisiones tácticas: son propias de la dirección intermedia. Son objetivos medibles, de medio alcance. Suelen ser decisiones de carácter funcional que afectan a áreas concretas de la empresa. Suelen ser reversibles mediante costes.

• Decisiones operativas: son propias de la dirección operativa o baja. Afectan a parcelas muy concretas de la actividad normal de la organización. Están orientadas a rentabilizar las operaciones bajo criterios de eficiencia.