En la documentación administrativa y comercial, pueden distinguirse los relacionados con: la compraventa, con los cobros y pagos, con las actividades de control internas, los documentos obligatorios, y la correspondencia comercial:

Documentos relacionados con la compraventa: Se distinguen: contratos, contratos de elaboración, pedidos, documentación de un concurso, albarán, y factura.

• Contrato: es un acuerdo entre el proveedor y el cliente mediante el que se establecen las condiciones de un pedido (producto, fechas, pago…).

• Contratos de colaboración: suelen hacerlo las grandes empresas. Implica una relación muy estrecha entre el cliente y el proveedor, teniendo éste último una instalación cerca del cliente.

• Pedido: es una petición a un proveedor de un producto o servicio.

• Documentación de un concurso: a veces se pide un objeto mediante concurso.

• Albarán (o nota de entrega): es un documento en el que se da fe por parte del cliente de la recepción de un producto o la realización de un servicio.

• Factura: acredita legalmente la operación de compraventa en la que aparecen los productos que envía el proveedor al cliente concreto.

Documentos relacionados con los cobros y pagos: Se distinguen: recibos; cheque y pagaré de cuenta corriente y bancario; letras, pagarés cambiarios y efectos de comercio; transferencias; tarjetas bancarias; adeudos domiciliarios; y pago certificado o confirmado:

• Recibos: el proveedor que debe cobrar lo emite como justificante de pago a su cliente como recordatorio del mismo.

• Cheque y pagaré de cuenta corriente y bancario: se regulan por la ley cambiaria y del cheque. El cheque debe contener denominación, mandato de pagar una cantidad, nombre del que paga (librado), lugar de pago y firma del que expide (librador). Hay muchas clases de cheque: al portador, a la orden, no a la orden y nominativos, conformado, bancario, en blanco, y garantizado. Los pagarés e cuenta corriente cubren la demanda por parte de algunos sectores de la clientela.

• Letras, pagarés cambiarios y efectos de comercio: la letra es un título-valor de crédito que incorpora un crédito de forma que la transmisión del documento implica la transmisión del crédito incorporado al mismo. Los pagarés que cumplen función de giro contienen la promesa de pagar una cantidad determinada en un tiempo determinado a una persona. Los efectos comerciales son los derechos a favor del tenedor de los mismos a recibir una cuantía descrita de manos del cliente que libró el efecto.

• Transferencias: es un envío de dinero que puede ser interno o externo.

• Tarjetas bancarias: pueden ser de crédito, que posponen los pagos, o de débito, en la que el pago es instantáneo. El monedero electrónico lleva una cantidad de dinero almacenado en él pudiendo ser usado hasta dicho límite almacenado.

• Adeudo por domiciliaciones: debe ser autorizado por el titular y es pasado al Banco. Es un procedimiento barato y cómodo que se encarece como consecuencia de las devoluciones.

• Pago certificado o confirmado: consiste en que un deudor remite a su entidad financiera información sobre las deudas contraídas con terceros y la entidad remite a cada acreedor la posibilidad de anticipar el pago con unas condiciones financieras concretas.

Documentos relacionados con actividades de control internas: Se distinguen, entre los más característicos, los siguientes: documentos de control de créditos, presupuesto, informe de tesorería, cuentas personales, cartas de pagos de impuestos, y extractos de cuentas bancarias.

• Documentos de control de créditos: sirven para llevar al día los créditos de los clientes.

• Presupuesto: sirve para prever y planificar la actividad empresarial y controlar la consecución de los objetivos de la empresa.

• Informe de tesorería: sirven para conocer la situación de liquidez de la empresa.

• Cuentas personales: están relacionadas con anticipos sobre nóminas, gastos del empleado por gestiones empresariales, entre otros.

• Cartas de pagos de impuestos: son los justificantes de pago de impuestos.

• Extractos de cuentas bancarias: sirve para cotejar los datos de la contabilidad propia con los movimientos bancarios.

Documentos obligatorios: Encontramos los siguientes:

• Relacionados con la SS: en la SS, encontramos los documentos de cotización, que se utilizan para el pago de cotizaciones mensuales, en caso de los autónomos, se utilizan los boletines de cotización.

• Libros contables y de comercio: el Código de Comercio exige llevar a todo empresario una contabilidad ordenada y adecuada a la actividad de la empresa. Lleva un libro de inventario, el diario (donde se registran anotaciones diarias relativas a las operaciones de la empresa), y otro de cuentas anuales (formadas por el balance, pérdidas, ganancia y memoria de la empresa del año en cuestión).

• Otros libros obligatorios: es necesario también elaborar un libro de actas (que recoge lo tratado durante las reuniones), un libro de registro de socios, y un libro de registro de acciones o participaciones, que deben ingresar en el Registro Mercantil.

En cuanto a las personas físicas, sus rentas tributan en el IRPF, ben por estimación directa en su régimen normal o simplificado, o mediante la estimación objetiva.

La correspondencia comercial: La actividad comercial produce intercambios de comunicaciones escritas entre las empresas, comunicaciones que pueden ser breves (como tarjetas, memorándum), urgentes (telegramas, e-mail), o de otros tipos como circulares, folletos, memorias, instancias… La empresa debe guardar una copia de toda la correspondencia.