La comunicación es un proceso que funciona en ambos sentidos: tanto de los directivos a los trabajadores como viceversa. Las etapas de la comunicación se resumen de esta manera: el emisor codifica un mensaje que llega mediante un canal, el receptor descodifica el mensaje.

Los elementos básicos que integran un proceso de comunicación son: emisor, receptor, mensaje, canal, codificación, decodificación, ruido, retroalimentación:

• Emisor: es la persona que transmite un mensaje a otra.
• Receptor: es la persona que percibe el mensaje del emisor.
• Mensaje: es la información que quiere transmitir el emisor.
• Canal: es el medio a través del que se transmite el mensaje (papel, correo, vía telefónica…).
• Codificación: consiste en la traducción a un lenguaje compartido entre el emisor y el receptor de la información que se desea transmitir, permitiéndose la comunicación.
• Decodificación: es el proceso a través del que el receptor interpreta el contenido del mensaje y lo convierte en información significativa para él.
• Ruido: es cualquier factor que limite el proceso de comunicación.
• Retroalimentación: expresa la reacción a la comunicación por parte del receptor. Este elemento es opcional, puede producirse o no.