Para la gestión y toma de decisiones en la empresa, es necesario tener la información precisa, que sea fiable y refleje la situación real de la empresa. Para ello, y por motivo a su vez de normativa legal, se realizan y cumplimentan una documentación explícita.
La empresa, para cumplir sus objetivos, realiza unas actividades que hay que analizar, controlar y mejorar constantemente para aumentar su eficacia. Ello requiere elaborar una documentación en la que quede reflejada y sirva de referencia. La documentación puede diferenciarse entre interna, externa y mixta:
Documentación interna: sirve internamente a la empresa (ejemplo: informes periódicos de gestión).
Documentación externa: se realiza para relacionarse con el exterior: accionistas, organismos públicos (Hacienda, SS…), proveedores, clientes…
Documentación mixta: es la que se utiliza tanto interna como externamente (ejemplo: alguna documentación contable para presentar a Hacienda).
También puede distinguirse entre documentos de libre acceso, restringidos y confidenciales, según se restrinja su libertad de acceso y conocimiento; y puede distinguirse entre documentación obligatoria y voluntaria.
La documentación de la empresa pasa por una serie de fases para su elaboración:
Fase de necesidad: surge para cubrir una necesidad de información, control…
Fase de diseño: elaboración del documento para cumplir su objetivo.
Fase de realización o cumplimentación: rellenar el documento.
Fase de distribución: envío del documento al organismo pertinente.
Fase de archivo: clasificación y almacenamiento del documento.
Fase de recuperación: posibilidad de acceder al documento.
Hoy en día, las tecnologías de la información y la comunicación han facilitado esta labor en cuanto a la elaboración, almacenamiento y envío de la información en los documentos pertinentes.
En la documentación administrativa y comercial, pueden distinguirse los relacionados con: la compraventa, con los cobros y pagos, con las actividades de control internas, los documentos obligatorios, y la correspondencia comercial:
Documentos relacionados con la compraventa: Se distinguen: contratos, contratos de elaboración, pedidos, documentación de un concurso, albarán, y factura.
Contrato: es un acuerdo entre el proveedor y el cliente mediante el que se establecen las condiciones de un pedido (producto, fechas, pago…).
Contratos de colaboración: suelen hacerlo las grandes empresas. Implica una relación muy estrecha entre el cliente y el proveedor, teniendo éste último una instalación cerca del cliente.
Pedido: es una petición a un proveedor de un producto o servicio.
Documentación de un concurso: a veces se pide un objeto mediante concurso.
Albarán (o nota de entrega): es un documento en el que se da fe por parte del cliente de la recepción de un producto o la realización de un servicio.
Factura: acredita legalmente la operación de compraventa en la que aparecen los productos que envía el proveedor al cliente concreto.
Documentos relacionados con los cobros y pagos: Se distinguen: recibos; cheque y pagaré de cuenta corriente y bancario; letras, pagarés cambiarios y efectos de comercio; transferencias; tarjetas bancarias; adeudos domiciliarios; y pago certificado o confirmado:
Recibos: el proveedor que debe cobrar lo emite como justificante de pago a su cliente como recordatorio del mismo.
Cheque y pagaré de cuenta corriente y bancario: se regulan por la ley cambiaria y del cheque. El cheque debe contener denominación, mandato de pagar una cantidad, nombre del que paga (librado), lugar de pago y firma del que expide (librador). Hay muchas clases de cheque: al portador, a la orden, no a la orden y nominativos, conformado, bancario, en blanco, y garantizado. Los pagarés e cuenta corriente cubren la demanda por parte de algunos sectores de la clientela.
Letras, pagarés cambiarios y efectos de comercio: la letra es un título-valor de crédito que incorpora un crédito de forma que la transmisión del documento implica la transmisión del crédito incorporado al mismo. Los pagarés que cumplen función de giro contienen la promesa de pagar una cantidad determinada en un tiempo determinado a una persona. Los efectos comerciales son los derechos a favor del tenedor de los mismos a recibir una cuantía descrita de manos del cliente que libró el efecto.
Transferencias: es un envío de dinero que puede ser interno o externo.
Tarjetas bancarias: pueden ser de crédito, que posponen los pagos, o de débito, en la que el pago es instantáneo. El monedero electrónico lleva una cantidad de dinero almacenado en él pudiendo ser usado hasta dicho límite almacenado.
Adeudo por domiciliaciones: debe ser autorizado por el titular y es pasado al Banco. Es un procedimiento barato y cómodo que se encarece como consecuencia de las devoluciones.
Pago certificado o confirmado: consiste en que un deudor remite a su entidad financiera información sobre las deudas contraídas con terceros y la entidad remite a cada acreedor la posibilidad de anticipar el pago con unas condiciones financieras concretas.
Documentos relacionados con actividades de control internas: Se distinguen, entre los más característicos, los siguientes: documentos de control de créditos, presupuesto, informe de tesorería, cuentas personales, cartas de pagos de impuestos, y extractos de cuentas bancarias.
Documentos de control de créditos: sirven para llevar al día los créditos de los clientes.
Presupuesto: sirve para prever y planificar la actividad empresarial y controlar la consecución de los objetivos de la empresa.
Informe de tesorería: sirven para conocer la situación de liquidez de la empresa.
Cuentas personales: están relacionadas con anticipos sobre nóminas, gastos del empleado por gestiones empresariales, entre otros.
Cartas de pagos de impuestos: son los justificantes de pago de impuestos.
Extractos de cuentas bancarias: sirve para cotejar los datos de la contabilidad propia con los movimientos bancarios.
Documentos obligatorios: Encontramos los siguientes:
Relacionados con la SS: en la SS, encontramos los documentos de cotización, que se utilizan para el pago de cotizaciones mensuales, en caso de los autónomos, se utilizan los boletines de cotización.
Libros contables y de comercio: el Código de Comercio exige llevar a todo empresario una contabilidad ordenada y adecuada a la actividad de la empresa. Lleva un libro de inventario, el diario (donde se registran anotaciones diarias relativas a las operaciones de la empresa), y otro de cuentas anuales (formadas por el balance, pérdidas, ganancia y memoria de la empresa del año en cuestión).
Otros libros obligatorios: es necesario también elaborar un libro de actas (que recoge lo tratado durante las reuniones), un libro de registro de socios, y un libro de registro de acciones o participaciones, que deben ingresar en el Registro Mercantil.
En cuanto a las personas físicas, sus rentas tributan en el IRPF, ben por estimación directa en su régimen normal o simplificado, o mediante la estimación objetiva.
La correspondencia comercial: La actividad comercial produce intercambios de comunicaciones escritas entre las empresas, comunicaciones que pueden ser breves (como tarjetas, memorándum), urgentes (telegramas, e-mail), o de otros tipos como circulares, folletos, memorias, instancias… La empresa debe guardar una copia de toda la correspondencia.
Las existencias son las mercancías que tiene la empresa en el almacén. Las existencias pueden clasificarse en:
Materias primas. Son los productos que forman parte del producto final mediante la correspondiente transformación.
Productos acabados. A la espera de ser distribuidos.
Productos semiacabados. En fase de elaboración.
Materiales de envase y embalajes.
Materiales auxiliares, que permiten que se produzca el proceso productivo.
Piezas de recambio o repuestos.
Material diverso (como el de oficina).
En relación a la gestión de sus existencias, la empresa tiene en cuenta diversos factores: diseño del almacén, sistemas y equipos de almacenamiento, medios de manipulación y transporte, organización del almacén, control de existencias, tipo de almacén, valoración de existencias, y cálculo del stock óptimo y mínimo:
Diseño del almacén: el almacén es el lugar físico donde se encuentran las existencias. Su diseño depende de los productos almacenados, de su manipulación, de su distribución, necesidades…
Sistemas y equipos de almacenamiento: los sistemas más habituales de almacenamiento son: el convencional (apilar productos), utilizar estanterías, estanterías compactas, sistema de pilas simples (pallets apilados formando cubos), y sistemas de almacenaje automáticos (pero requiere gran inversión y pocos productos).
Medios de manipulación y transporte: alude a pallets, grúas elevadoras, cinta transportadora, estación base… para controlar los pedidos.
Organización del almacén: para colocar los productos en el almacén, se usan tres métodos: volumen de ventas (los productos que más vendan se ponen cerca del punto de recogida), el del tamaño (los más pequeños cerca del punto de recogida), y el de compatibilidad (combina el criterio de la demanda con el de las características físicas del producto).
Control de existencias: las existencias suponen un coste para la empresa: financiero, coste de oportunidad de inversión, mano de obra, espacio, seguros, equipos e instalaciones… Una de las formas de controlar las existencias es aplicando el “just in time”, esto es: produciendo justo lo que se necesita en cada momento, ni más ni menos, para evitar pérdidas.
Tipo de almacen: es importante saber si va a tenerse almacén propio, en alquiler o en leasing, en función del capital disponible.
Valoración de las existencias: la valoración más habitual de las existencias es el FIFO (first in, first out), el primero que entra, sale primero, aunque hay otros como el LIFO (last in, first out), el último que llega, sale primero, HIFO, o NIFO.
Cálculo del stock óptimo y mínimo: el stock óptimo es la cantidad de cada artículo que combina de forma óptima las necesidades de aprovisionamiento del proceso productivos, la satisfacción del cliente y la reducción de los costes de almacén. Supone definir puntos de pedido, tiempo entre el pedido y la recepción de la mercancía, stock mínimo, medio y máximo, cantidad de pedido…
Los impuestos que afectan a la actividad económica son, básicamente: IRPF, el impuesto de sociedades, y el IVA.
IRPF: es un impuesto personal, directo, progresivo y que grava la renta sin entender ésta como el beneficio obtenido. La base imponible puede determinarse en función de los regímenes aplicables al sujeto: estimación directa (ingresos no superiores a 601012,10€), estimación objetiva (ingresos no superiores a 450759,08€), o estimación indirecta (a falta de presentación de declaraciones del sujeto a la Administración, se estima una base aproximada).
Impuesto de sociedades: es un impuesto personal, directo, proporcional y periódico. Su hecho imponible se debe a la obtención de la renta por las personas jurídicas, siempre que no estén sujetas al impuesto sobre la renta. La base imponible se determina por la renta obtenida en el ejercicio de la sociedad.
IVA: es una carga fiscal sobre el consumo, financiada por el consumidor. Tiene varios regímenes: el simplificado (asociado a la estimación objetiva del IRPF), el de agricultura, ganadería y pesca, el régimen general especial de los bienes usados, objetos de arte y colección, el régimen de agencias de viaje, y el régimen del comercio minorista. El hecho imponible recae sobre la entrega de bienes y prestación de servicios efectuados por empresarios profesionales, la adquisición intracomunitarias de bienes y la importación de bienes.
Además de los impuestos expuestos, hay otros impuestos que gravan la actividad empresarial: impuestos especiales, impuesto sobre primas de riesgo, tasas y prestaciones patrimoniales de carácter público, impuesto sobre bienes inmuebles, impuesto de actividades económicas, impuesto sobre transmisiones patrimoniales y actos jurídicos documentados, impuesto sobre el patrimonio, e impuesto sobre sucesiones y donaciones.
Impuestos especiales: incluyen impuestos sobre el alcohol y bebidas alcohólicas, hidrocarburos, labores de tabaco, energía eléctrica y medios de transporte.
Impuesto sobre primas de seguro: es un impuesto indirecto que se aplica sobre la totalidad de la prima que satisface el tomador.
Tasas y prestaciones patrimoniales de carácter público: las tasas son tributos de carácter obligatorio aplicado al sector público. Las principales tasas son: por títulos profesionales marítimos y de recreo, por derechos de examen, por participar en pruebas oficiales para obtener títulos o certificados…
Impuesto sobre bienes inmuebles: alude a la propiedad de los bienes inmuebles de naturaleza urbana y rústica.
Impuesto de actividades económicas: es impuesto directo, de carácter real, de titularidad municipal, es obligatorio, y de gestión compartida entre la Administración del Estado y los Ayuntamientos. Su hecho imponible es el ejercicio en territorio nacional de actividades empresariales, profesionales o artísticas.
Impuesto sobre transmisiones patrimoniales y actos jurídicos documentados: es un tributo indirecto que grava las transmisiones patrimoniales onerosas, las operaciones societarias y los actos jurídicos documentados.
Impuesto sobre el patrimonio: es un impuesto de carácter personal que grava el patrimonio neto de las personas físicas (bienes y derechos).
Impuesto sobre sucesiones y donaciones: es un impuesto de naturaleza indirecta y subjetiva que grava los incrementos patrimoniales obtenidos a título lucrativo por personas físicas a consecuencia un título sucesorio (herencia, legado) o por donación.
Las obligaciones fiscales de la empresa tienen marcados unos plazos que son necesarios cumplir en cuanto al IRPF, al impuesto de sociedades, el IVA, y el impuesto de actividades económicas (IAE):
El IRPF dispone del siguiente calendario fiscal:
Declaración anual entre (2) mayo(30) junio.
Declaración de retenciones del IRPF durante los meses de enero, abril, julio y octubre.
Resumen anual en enero (20).
El impuesto de sociedades dispone del siguiente calendario fiscal:
Resumen anual en julio (1-25).
Pagos fraccionados en los meses de (1-20) octubre, diciembre y abril.
El IVA dispone del siguiente calendario fiscal:
Resumen anual en febrero (2-30).
Con respecto al Impuesto de Actividades Económicas (IAE), los plazos de liquidación dependen de los Ayuntamientos.
Las TIC han hecho que la información en la empresa haya sufrido una gran transformación durante los últimos años. Ello ha supuesto que se haya producido una descentralización en las funciones y una mayor centralización en cuanto al control interno y al poder de decisión en la empresa.
En cuanto a la documentación de la empresa, es importante la que afecta a las obligaciones fiscales, y, por tanto, es importante tener en cuenta cumplir los plazos en las obligaciones tributarias. Una buena gestión aportará costes menores y mayor eficiencia.