La función administrativa es la que se encarga del funcionamiento en la empresa. Busca la participación y la integración de los trabajadores en la resolución de los problemas empresariales, buscando el máximo rendimiento en cada puesto de trabajo y en la parte directivo.
Dirigir, desde el punto de vista económico, implica dos funciones: reasignar todos los recursos existentes en la empresa, e incidir en los comportamientos humanos de los miembros de la empresa para favorecer el desarrollo de su trabajo.
La empresa, para desarrollar su actividad, necesita disponer de unos recursos, que pueden ser: materiales, humanos o financieros. Los recursos financieros son las necesidades de dinero que tiene la empresa. El estudio de las finanzas surge por las primeras concentraciones y fusiones de empresas que hace que se lancen al mercado diversas acciones y obligaciones. Pero, para que la función financiera de la empresa desarrolle su actividad de forma eficiente, es necesario marcar unos objetivos, que estudien el entorno y los costes para la empresa.
La resolución de problemas y toma de decisiones es un problema que le corresponde resolver al departamento o dirección general de una empresa. La vigilancia y actuación pertinente de todos los ámbitos harán que el riesgo de que el problema influya en la empresa sea menor. Hay que reconocer que aún existen empresarios defensores de que los problemas no existen por temor a tomar decisiones.
Sin embargo, hay empresas orientadas hacia la acción inmediata, en el que nada se analiza y todo se improvisa, realizándose una justificación cuando todo ha fracasado.
La característica principal de la adm. de la empresa es la de convertir la información en acción mediante la toma de decisiones. Así, la relación información-decisión-acción representa el eje céntrico de todo sistema de dirección. La toma de decisiones se considera como la elección racional entre diversas opciones para conseguir un objetivo.
Pero tener esa racionalidad absoluta no es frecuente, sobre todo en organizaciones, dada la imposibilidad de tomar decisiones con efectos sobre el pasado, ya que las decisiones deben basarse sobre el futuro, que suele conllevar cierta incertidumbre. La adm. de una empresa debe conformarse con limitaciones de información, tiempo y certidumbre que restringen la racionalidad.
El proceso de toma de decisiones
El proceso de toma de decisiones tiene cuatro fases: identificación, dibujo, elección, y revisión:
Identificación: se necesita identificar el problema, para ello, se analiza el entorno y la propia organización para obtener la máxima información posible.
Dibujo: es la generación, desarrollo y análisis de las distintas opciones planteadas que puedan resolver el problema. Estas opciones responden a dos principios: exclusividad (escoger una elimina el resto), y exhaustividad.
Elección: se deberá elegir una de las opciones planteadas, realizando un análisis y evaluación de las mismas en base a los resultados que puedan tener.
Revisión: en ésta, se evalúan los resultados alcanzados con la decisión tomada.
2Evaluación de riesgos y estrategias
Los elementos del problema de decisión son:
Estrategias: son planes de actuación condicionados y compuestos por variables controlables.
Estados del entorno: son situaciones posibles que puede presentar el entorno o mercado en el que actúa la empresa.
Resultados esperados: son los desenlaces estimados a consecuencia de los efectos de cada estrategia respecto a los estados posibles del entorno.
Predicciones sobre el entorno: es la estimación de que se presente cada uno de los estados del entorno.
Criterio de decisión: es un modo de seleccionar la estrategia en función de los objetivos previstos.
En función del conocimiento sobre los estados del entorno o de la naturaleza, se pueden dar cuatro clases de situaciones de decisión:
Ambiente de certeza: se tiene la información perfecta sobre los estados del entorno.
Ambiente de riesgo: se sabe que se puede presentar y la probabilidad de que suceda.
Ambiente de incertidumbre estructurada: se conocen los posibles estados, pero no la probabilidad de que ocurran.
Ambiente de incertidumbre no estructurada: no se conocen los estados posibles.
Ambiente de competencia: los desenlaces son consecuencia de la acción de dos o más sujetos con intereses en conflicto.
En función del ambiente de decisión en el que se deba tomar una decisión, la evaluación de los riesgos y estrategias serán distintos. Se distinguen:
Ambiente de certeza: suele emplear métodos matemáticos. Así, se actúa con eficiencia y efectividad en situaciones concretas.
Ambiente de riesgo: al conocer las probabilidades asociadas a los posibles estados del entorno, el sujeto se enfrenta a una situación de riesgo. Aplicar este criterio implica aceptar ciertas hipótesis respecto del comportamiento del agente en relación al riesgo.
Ambiente de incertidumbre estructurada: en este caso, la decisión lleva cierta carga subjetiva. Hay varios criterios al respecto:
Criterio de Laplace: supone que ante la ignorancia de las probabilidades de que suceda un éxito, se supone una equiprobabilidad de los mismos.
Criterio optimista: en este, el agente decisor elegirá la alternativa que ofrezca el resultado más favorable, aceptando sus riesgos.
Criterio pesimista (Wald): parte de la consideración de un agente prudente y con mucha aversión al riesgo, por lo que cree que será presentado el estado más desfavorable.
Criterio de optimismo parcial (Hurwicz): considera que el agente se mueve en un intervalo de resultados para lo que aplica un coeficiente de optimismo sobre el primero, y uno de pesimismo sobre el segundo resultado.
Criterio de Savage: consiste en que: si se va a perder sí o sí, mejor no hacer nada.
Ambiente de incertidumbre no estructurada: al estar en un ambiente cuyos estados del entorno se desconocen, se suele recurrir a la intuición o buscar más información sobre el problema a analizar.
Ambiente de competencia: pueden presentarse dos conflictos: uno puro (donde las ganancias de un sujeto son las pérdidas de otro), y uno mixto y de cooperación (donde los agentes pueden cooperar para conseguir resultados globales).
Cuando surge un conflicto entre varias personas, se puede: atacar mutuamente, o negociar. Si negociamos, puede existir dos alternativas: una de castigo, manteniendo con el contrario una actitud hostil a menos que se haga lo que uno quiere, o bien una de recompensa, llegando ambos a un acuerdo en el que ambas partes ganen en cierto modo
Para la gestión y toma de decisiones en la empresa, es necesario tener la información precisa, que sea fiable y refleje la situación real de la empresa. Para ello, y por motivo a su vez de normativa legal, se realizan y cumplimentan una documentación explícita.
Toda empresa realiza una actividad de transformación en la que genera valor, para ello utiliza unos recursos, es lo que se entiende como el funcionamiento de la empresa. La empresa necesita de un patrimonio inicial que se transforma a lo largo de su vida como empresa.
Y también necesita evaluar su posición para poder tomar decisiones que le permitan mantener o mejorar su situación, tanto interna (costes), como externa (de cara al mercado). Para determinar esa evaluación, se utilizan algunas herramientas como los ratios económicos y financieros, analizándose en su conjunto junto con otros factores de la empresa.
La creación de una pequeña empresa puede ser causada por una necesidad o por un deseo. A veces tras un largo tiempo desempleado, suele optarse por el autoempleo, creando pequeñas empresas. En otras ocasiones, el carácter emprendedor de la persona hace que lleve a la práctica sus ideas de negocio. La creación de una empresa requiere una idea, planificación, valoración, medios…
Concepto de dirección
Dirigir consiste en conseguir los objetivos de la empresa mediante la aplicación de los factores disponibles, desarrollando las funciones de planificación, organización, gestión y control. La dirección requiere una respuesta sistemática a los cambios del entorno empresarial.
Niveles directivos en la empresa
En la empresa, hay varios niveles directivos jerarquizados de arriba abajo en tres partes: la alta dirección, la dirección intermedia y la dirección operativa:
Alta dirección: es el nivel más elevado. Está integrada por el presidente y otros directivos que se ocupan de desarrollar los planes a largo plazo de la empresa. Toman decisiones relativas a la elaboración de nuevos productos, la compra de otras empresas, y supervisión general de la empresa.
Dirección intermedia: se incluyen ejecutivos como los directores de fábricas o los jefes de divisiones. Los directivos intermedios se ocupan de desarrollar planes y procedimientos detallados para llevar a la práctica los planes generales de la alta dirección y supervisar a la dirección operativa (como determinar el número de vendedores que han de operar en un determinado territorio).
Dirección operativa: incluye a los responsables de asignar trabajadores a los trabajos específicos y evaluar sus resultados diariamente. La dirección operativa se encarga de poner en acción los planes desarrollados por los directivos intermedios y los directivos se encuentran en contacto directo con los trabajadores de la empresa.
En cualquiera de los niveles, los ejecutivos deben tener diversas cualidades para tener éxito, agrupadas en los siguientes tipos: técnicas, humanas y reflexivas.
Cualidades técnicas: son los aspectos técnicos a conocer del trabajo que uno ejerce, para poder comunicarse eficazmente con los subordinados y superiores.
Cualidades humanas: alude a saber mantener buenas relaciones humanas con el equipo de trabajo.
Cualidades reflexivas: consisten en tener la capacidad enfocar los problemas de forma adecuada y prestar soluciones al respecto.
Para conseguir los recursos, la empresa requiere de unos fondos, a veces dispone de ellos, y otras debe buscarlos fuera. En la función financiera de la empresa, se distinguen dos factores: la gestión económica (orientada a conseguir beneficio), y la capitalización y captación de fondos y su gestión (actuación financiera de la empresa).
Los objetivos de la función financiera son: de planificación (necesidades de financiación y excedentes previstos), de asesoría (sobre la viabilidad financiera), y de decisión (optando entre financiación o inversión). La función financiera la desarrolla en la empresa el departamento financiero, cuyos objetivos son:
La gestión de los recursos financieros mediante el conocimiento de los recursos propios.
La planificación. Asesorando sobre la planificación estratégica financiera.
El control. Definiendo una estructura organizativa con áreas de responsabilidad: unidades de ingresos (objetivos de ingresos a tener), unidades de coste, unidades de gasto (presupuesto), unidades de beneficio (fijándoles beneficio), y unidades de inversión (la rentabilidad que pueden tener). Este control se genera mediante el control presupuestario.
El departamento financiero tiene dos áreas de actuación: la gestión financiera (tesorería, cobro de cuentas…), y el control de la gestión (presupuestos, planificaciones de inversiones…).
La forma más razonable de resolver los conflictos cuando no se tiene control sobre los acontecimientos es mediante la negociación.
Concepto de negociación
Hay personas que entienden que en una negociación una parte gana y otra pierde, y otras personas que piensan que ambas deben ganar. Sin embargo, para que la negociación se dé en condiciones óptimas es necesario que: las partes abandonen sus posturas iniciales para encontrar una solución, negociando con honradez, sinceridad y buena fe, evitando peticiones imposibles, y sabiendo que la falta de acuerdo puede perjudicar a ambas partes.
Elementos de una negociación
La negociación puede llevarse a cabo de diversas formas, en función de los elementos que intervienen en ella:
Directamente entre los interesados: la negociación afecta a poca gente.
Mediante representantes de las partes interesadas: con capacidad de decisión.
Mediante un tercer elemento neutral, que puede ser: un conciliador (persona ajena al órgano que exhorta o anima para alcanzar un acuerdo beneficioso para las partes), un mediador (tiene las tareas de conciliador, y facilita y propone recomendaciones para la solución del conflicto), o un árbitro (que propone soluciones).
La empresa, para cumplir sus objetivos, realiza unas actividades que hay que analizar, controlar y mejorar constantemente para aumentar su eficacia. Ello requiere elaborar una documentación en la que quede reflejada y sirva de referencia. La documentación puede diferenciarse entre interna, externa y mixta:
Documentación interna: sirve internamente a la empresa (ejemplo: informes periódicos de gestión).
Documentación externa: se realiza para relacionarse con el exterior: accionistas, organismos públicos (Hacienda, SS…), proveedores, clientes…
Documentación mixta: es la que se utiliza tanto interna como externamente (ejemplo: alguna documentación contable para presentar a Hacienda).
También puede distinguirse entre documentos de libre acceso, restringidos y confidenciales, según se restrinja su libertad de acceso y conocimiento; y puede distinguirse entre documentación obligatoria y voluntaria.
La documentación de la empresa pasa por una serie de fases para su elaboración:
Fase de necesidad: surge para cubrir una necesidad de información, control…
Fase de diseño: elaboración del documento para cumplir su objetivo.
Fase de realización o cumplimentación: rellenar el documento.
Fase de distribución: envío del documento al organismo pertinente.
Fase de archivo: clasificación y almacenamiento del documento.
Fase de recuperación: posibilidad de acceder al documento.
Hoy en día, las tecnologías de la información y la comunicación han facilitado esta labor en cuanto a la elaboración, almacenamiento y envío de la información en los documentos pertinentes.
La empresa es una unidad de producción cuyo fin es aportar valor añadido combinando los factores de producción según una función de transformación determinada. Se trata de un proceso continuo de transformación de disponibilidades en inversiones (total o parcialmente) en el que cada ciclo debe representarse como: Dinero?Mercancías?Dinero. Por tanto, el rendimiento óptimo de la empresa viene dado por la combinación de inversión, que tengan un mínimo de seguridad, con la máxima creación de utilidad posible.
Todo ello supone que la empresa trataría de aumentar su patrimonio para asegurarse su futuro, lo que implica generar rentabilidad. Desde un punto de vista financiero, para conseguir estabilidad económica, es necesario: disponer de los recursos necesarios en el momento adecuado y al menor coste posible.
La creación de una pequeña empresa pasa por varias fases:
Idea de negocio: en primer lugar hay que tener una idea de negocio, y debemos comprobar si podría tener éxito. Para ello, se recurre a dos fuentes: el test de la idea, que son unas preguntas que se hacen a uno mismo sobre compradores, productos o servicios, competidores…; y contrastar la idea con otras personas: con socios, personas con experiencia, asociaciones de empresarios, consumidores…
Desarrollo de la idea: en segundo lugar, hay que realizar una descripción detallada del producto o servicio que quiera introducirse en el mercado. Es preciso seleccionar el área de negocio, ver las novedades y ventajas que aporta, y establecer las necesidades que se pretenden cubrir.
Plan de empresa: en tercer lugar, se debe elaborar un Plan de empresa, en el que se deben recoger:
Resumen de la empresa: con los objetivos y factores para el éxito.
Empresa: su forma jurídico, gastos iniciales, financiación, local…
Producto o servicio a producir o prestar.
Análisis del mercado: viendo los competidores, demanda, precios…
Plan comercial: hay que determinar el producto y sus características, el precio, la distribución, la comunicación y publicidad, y la atención al cliente.
Plan de personal: número de puestos de trabajo y perfiles profesionales.
Plan financiero: balance inicial, análisis del punto de equilibrio, previsiones de pérdidas y ganancias durante los 3 primeros años.
Para representar la situación de una empresa en un momento concreto se utiliza el documento denominado como balance, en el que se apuntan a la izquierda el activo (bienes y derechos de la empresa), y a la derecha el pasivo (obligaciones de la empresa).
Hay distintos tipos de financiación, en función de varios criterios de clasificación:
Según la actividad de la empresa, la financiación puede ser: interna (amortización, reservas…), o externas (no generados por la actividad de la empresa, como las aportaciones de socios).
Según la procedencia de los fondos, en cuanto a su titularidad, la financiación puede ser: propios (aportados por los socios o la actividad), o ajenos (aportado por personal ajeno a la empresa).
Según la temporalidad de la obligación de la empresa, la financiación puede ser: recursos a corto plazo (-1 año), a largo plazo (+1 año), o recursos atemporales (cuando la obligación no tiene un plazo marcado).
Según el tipo activo que financien, la financiación puede ser: recursos para la financiación del tiempo fijo, o recursos para la financiación del activo circulante.
Según el grado de compromiso o exigibilidad de los recursos, la financiación puede ser: exigible (cuando se han de resolver, ej: los créditos), o no exigible (cuando no hay compromiso temporal de devolverlos).
Fuentes de financiación propias
Las fuentes de financiación propias las constituyen la autofinanciación o financiación interna y las aportaciones de los socios. En la autofinanciación, se distinguen tres tipos: automática, autofinanciación de mantenimiento, y de enriquecimiento.
Automática: se produce al vender la empresa sus bienes y/o servicios en el mercado, consiguiendo recursos para adquirir o pagar los factores de producción necesarios para el desarrollo de la actividad.
Autofinanciación de mantenimiento: está formado por los fondos de amortización y las provisiones que se dotan para mantener intacto el capital o neto patrimonial de la empresa, no para incrementarlo.
Autofinanciación de enriquecimiento: está formado por las cuentas de reserva que suponen un incremento efectivo del capital o neto patrimonial y por los excesos en la dotación de amortizaciones y provisiones.
Las reservas se crean para hacer frente a los posibles riesgos no conocidos o para financiar el crecimiento de la empresa. Las reservas más importantes son: prima de emisión de acciones, reservas para acciones de la sociedad dominante, reservas para acciones propias, reservas legales, reservas estatutarias, reservas voluntarias, reservas de revalorización, remanente, reservas por capital amortizado, reservas especiales, y reservas ocultas o tácticas.
Las provisiones sirven para cubrir posibles riesgos, gastos o pérdidas. Surgen de la aplicación del criterio de prudencia en la valoración de la situación patrimonial.
La amortización, por su parte, es la expresión de la depreciación sistemática anual efectiva sufrida por el material e inmaterial inmovilizado, por su aplicación al proceso productivo. La amortización tiene tres significados: uno económico (consumo del equipo fijo), un significado técnico (disminución de prestaciones por el paso del tiempo y el uso), y un significado financiero (costes y resultados de la empresa). Tal depreciación puede aparecer por el paso del tiempo, por el uso del objeto, por su envejecimiento, por haber expirado su capacidad de uso o por accidentes que lo deterioren.
Los métodos o sistemas de amortización pueden ser financieros o no financieros. Los financieros son los que tienen en cuenta el tipo de interés que se obtiene de invertir las cuotas de amortización hasta el momento de proceder a la renovación del activo amortizado.
Los no financieros incluyen varios tipos:
Sistema de amortización lineal: constante o de cuotas fijas. Consiste en asignar a todos los ejercicios la misma cuota de amortización.
Sistema de amortización variable: se estima la depreciación sufrida por el activo cada año y dicha cantidad se dota como amortización.
Amortización a tanto fijo sobre base amortizable decreciente: consiste en aplicar un tanto fijo al valor pendiente de amortizar cada año.
Amortización proporcional a la serie de números naturales: consiste en repartir la cuota de amortización proporcionalmente a la serie de números naturales correlativamente.
Cuota de amortización constante por unidad de producto elaborada: consiste en calcular la cuota de amortización anual proporcionalmente al número de unidades producidas por el activo amortizable.
Las aportaciones al capital de la empresa pueden producirse al constituir la sociedad (pueden ser dineradas y no dineradas). Puede proceder de los socios, de la aplicación de reservas o de la transformación de deuda en capital.
Fuentes de financiación ajenas
Las fuentes de financiación ajenas están formadas por todas las deudas contraídas por la empresa a través de diversos medios: intermediarios financieros, mercados de capitales, crédito interempresarial, leasing, factoring…
Las fuentes de financiación ajenas mediante intermedios financieros consisten en captar fondos mediante las entidades financieras (de los bancos sobre todo). Las fuentes más utilizadas son: ´
Préstamos: la entidad financiera presta un dinero que ha de ser devuelto en un plazo.
Créditos: la entidad de crédito proporciona fondos con un límite y tiempo para pagarlo, junto con intereses.
Descuento bancario: anticipo que hace el banco a un cliente del importe de un crédito concedido este a cambio de los intereses que corresponden por el tiempo que anticipa el dinero.
Descuento comercial: anticipo que realiza la entidad financiera al cliente sobre efectos de comercio en poder de éste a cambio de un interés.
Créditos de firma: suponen el compromiso de pago de una deuda en lugar del deudor (fianzas, avales).
Descubiertos en cuenta: pueden estar negociados (se admite una cantidad máxima) o no.
A través del mercado de capitales, la empresa puede financiarse emitiendo deuda, obligaciones, letras… que pueden ser negociables o no. El crédito interempresarial o comercial viene representado por los aplazamientos en los pagos que se hacen a los clientes y los proveedores a las empresas.
El leasing es una forma de financiación ajena que consiste en el alquiler especial de un bien con un componente financiero. En éste intervienen: la entidad del leasing (entidad financiera), que es el arrendador, el arrendatario que suscribe el contrato de leasing (que usa el bien y tiene derecho de compra del mismo), y el proveedor, que suministra el bien objeto del arrendamiento. Existen varias modalidades de leasing: mobiliario, inmobiliario, financiero (cuando se ejerza la opción de compra del bien), y operativo (el arrendador garantiza el funcionamiento y mantenimiento del bien arrendado).
El factoring es un contrato en el que una parte cede a otra (a una empresa de factoring) sus créditos comerciales frente a terceros, encargándose la sociedad de factoring de los siguientes aspectos: gestión del cobro de los créditos cedidos a su vencimiento, administración de cuentas, cobertura de riesgos, y financiación.
Fuentes de financiación cuasipropias
Las fuentes de financiación cuasipropias están entre las propias y las ajenas. Destacan: los títulos convertibles, los Warrants, la deuda perpetua, los créditos participativos, y las ayudas y subvenciones.
Títulos convertibles: son títulos de deuda que posibilitan a su tenedor su conversión en acciones de la sociedad en unas fechas y a unos precios fijados en las condiciones de emisión de la deuda.
Warrants: son certificados opcionales por los que pueden obtenerse acciones a un precio y plazo determinados previamente.
Deuda perpetua: el suscriptor percibe intereses, pero no se amortiza (la utiliza el Estado).
Créditos participativos: implican la participación de la sociedad de créditos participativos en sus beneficios de la empresa.
Ayudas y subvenciones: abarcan intervenciones que minoran las cargas del presupuesto empresarial.
Hay diversas técnicas y herramientas que ayudan a enfocar las fases y resolución de problemas:
Técnicas para fomentar la creatividad
Solucionar problemas es complicado, pero a veces lo es más darse cuenta de ellos. En un ambiente laboral dinámico y creativo, se piensa en el futuro y se buscan soluciones novedosas, creativas. Las técnicas para fomentar la creatividad afectan al planteamiento, al análisis o a la resolución de problemas.
Para descubrir y plantear problemas, hay diversas técnicas:
Defectología: es una reunión para un análisis crítico de los productos, servicios, organización… en la que cada participante expone libremente todos los defectos que encuentra en el asunto en cuestión (luego pueden mencionarse los más importantes).
Brainwritting: tiene el mismo objetivo que el anterior.
Preguntas estimulantes: es una serie de preguntas que sirven para observar el entorno y estimular la crítica.
Las técnicas para encontrar soluciones son:
Brainstorming: es la técnica de fomento de la creatividad por excelencia, que consiste en producir la mayor cantidad de ideas posibles e inspirarse en las ideas de los demás para mejorarlas.
Matrices de descubrimiento: consiste en un cuadro de doble entre que permite combinar dos a dos los elementos de las listas de variables de soluciones. Tiene tres fases: elección de las listas de variables a utilizar; explotación sistemática de las asociaciones que aparecen en cada casilla; y juicio y evaluación de resultados. (Esta técnica se usa mucho en la búsqueda de nuevas actividades en la empresa.)
Diálogo innovador: se realiza por parejas para buscar soluciones innovadoras a un problema. Se llevan a cabo varios pasos: el afectado describe el problema y sus antecedentes; el receptor da ideas sobre una posible solución; por último, se considera y evalúa la idea sugerida por el receptor.
“Seis sombreros para pensar”: consiste en que cada participante lleve un gorro de cada color, a cada color le corresponde una función. El blanco se identifica con la información objetiva y descripción de los hechos; el rojo con las emociones; el negro con la precaución y peligros que puedan surgir en la reunión; el verde con las aportacicones imaginativas; el amarillo con la presentación de alternativas; y el azul es el coordinador de la reunión.
Técnicas para estudiar los problemas
Algunas de las técnicas para estudiar los problemas son:
Base de datos: es un elemento para organizar los datos y facilitar su consulta y recuperación, fundamental para toda estrategia de captación de datos.
¿Por qué?, ¿por qué?: la pregunta del por qué abre caminos para ahondar en la dimensión de un problema y para sugerir diversas alternativas, haciéndose preguntas como: ¿por qué se hace esto?; ¿por qué se hace aquí?; ¿por qué se hace en este momento?...
Los seis sirvientes o las seis W (del inglés): ayuda a recoger información sobre un problema (causas, protagonistas, elementos…) de forma ordenada y rápida. (Se puede combinar esta técnica con el brainstorming para producir con rapidez.)
El gráfico de Pareto: es una técnica que se utiliza para identificar la causa, situación o idea que produce mayor impacto. Su uso es individual y colectivo.
Pros y contras: es una técnica sencilla y de uso cotidiano, presentando las ventajas y desventajas de los problemas.
Diagrama de espina de pescado: se realiza un diagrama en el que se aborda el problema desde distintos ángulos y luego considerado en su totalidad.
El análisis DAFO: DAFO (o FODA), son las iniciales de puntos fuertes, oportunidades, debilidades y amenazas. Ayuda a evaluar una situación para luego escoger la decisión más adecuada.
La parrilla de selección: es un paso previo al acuerdo que se va a tomar, basado en los criterios a ser utilizados para decidir. El grupo debe ponerse de acuerdo sobre los criterios a utilizar y las opciones que existen. Deben escogerse los criterios desde un punto de vista objetivo. Cuando se tienen los criterios, se dibuja la parrilla de selección, escribiendo las opciones sobre las que hay que decidir.
Técnicas para resolver los problemas
En la fase de resolución de problemas, se trata de asegurar que las cosas se hagan. Algunas de las técnicas para resolver los problemas son:
El gráfico de Gantt: es un gráfico de barras horizontales cuya base es el tiempo, en el que puede observarse el progreso de la ejecución por parte de los que deben intervenir.
El gráfico Pert: es una forma de planificación más refinada que el gráfico de Gantt, de gran utilidad cuando en el proyecto existen muchos pasos interrelacionados.
El plan de acciones: es un resumen de las acciones que se deben llevar a cabo para ejecutar una tarea o programa de trabajo (incluyendo el detalle de la actividad, el responsable, el resultado esperado…). Se pueden cambiar los parámetros para acomodarlos a una situación real.
El diagrama ¿cómo-cómo?: se trata de analizar la posible solución planteándose la pregunta “¿cómo?” hasta que se obtiene un cuadro completo para la ejecución de esa solución.
Las reuniones: es una técnica para llevar adelante la planificación y control de los acuerdos o decisiones
Elegir el estilo de dirección por parte del directo es una de las tareas más importantes en la actividad administrativa de la empresa, de ella dependerá el que los subordinados realicen su tarea en un buen o mal ambiente de trabajo. Hay diversos estilos: autocrático, consultivo, democrático, permisivo (laissez-faire), y paternalista:
Estilo autocrático: En el estilo autocrático, la única autoridad es el jefe, que toma decisiones en la empresa y los subordinados obedecen sus órdenes. Las decisiones se toman con rapidez, las producciones son altas, pero la calidad del producto y la satisfacción por el trabajo es baja, así como los subordinados no están motivados.
Estilo consultivo: El estilo consultivo tiene una posición intermedia entre el estilo autocrático y el democrático. En él, se distinguen varios casos de estilos a su vez:
El director “vende” al grupo la decisión que ha tomado e intenta que todos estén de acuerdo con él, informándolos de las causas de su decisión y concediendo premios a quienes hayan contribuido a la consecución de los objetivos.
El director presenta sus ideas e invita a hacer preguntas para aclarar la decisión adoptada.
El director presenta un proyecto de decisión susceptible a cambio para modificar las cosas que sean necesarias.
El director presenta el problema, recoge las sugerencias y toma una decisión.
Estilo democrático: En el estilo democrático, la autoridad reside en el grupo, tomando las decisiones por unanimidad y siendo aceptadas por el jefe. Requiere bastante tiempo para tomar las decisiones, pero satisface las necesidades de los subordinados, se crea un mejor clima de trabajo, y hay comunicación entre los miembros. El jefe tendrá que saber dirigir las reuniones de forma exitosa.
Estilo permisivo (laissez-faire): El estilo permisivo consiste en que los subordinados actúan con entera libertad dentro de los límites establecidos previamente por el director. Las decisiones nacen del grupo, que define el problema, dirige las discusiones, elabora procedimientos para resolverlos y escoge la mejor solución entre las posibles.
Estilo paternalista: El estilo paternalista es un tipo de mando intermedio entre el autocrático y el permisivo. La autoridad compete al director, que establece relaciones con los empleados similares a la de los padres con los hijos. El director consulta con cada uno de forma aislada e impone la decisión que considera que es buena.
(No existe un estilo que sea universal para todas las situaciones, sino que se trata de escoger la que mejor convenga en cada momento para enmendar los problemas.)
La forma más común de negociar es la negociación por posiciones, en la que existen dos formas extremas de posicionarse: una dura y apenas flexible, en la que cada negociador defiende su idea y ataca a la del contrario; y otra más flexible, en la que se intenta encontrar la mejor solución posible al conflicto planteado. Estos posicionamientos extremos originan dos tipos de negociaciones básicas: las negociaciones competitivas y las negociaciones colaborativas.
Dentro de las negociaciones competitivas, hay que tener en cuenta varios criterios:
Planteamiento del caso de forma ventajosa: se trata de intentar obtener ventaja desde el primer momento de la negociación.
Conocer el alcance y la fuerza del poder cada parte: con ello será más sencillo la posibilidad de llegar o no a un acuerdo.
Conocer a la otra parte: se trata de conocer todo lo posible sobre la parte contraria para no hacer suposiciones que pueden llevar a error.
Definir los objetivos y una alternativa beneficiosa: es conveniente tener alternativas a los objetivos principales de forma que si falla la negociación en un primer momento, tienen otras opciones a las que acudirse que sigan teniendo algún tipo de beneficio para sí mismo.
Elaborar razonamientos: si se muestran razonamientos y fundamentos sobre posibles acuerdos, el negociador adquiere credibilidad y tiene mayor capacidad negociadora.
Definir las concesiones y un plan determinado al respecto: es necesario llevar suficientes concesiones a la otra parte.
Estudiar los puntos fuertes y débiles propios: para ser consciente del peso que puede conllevar en la negociación.
Estudiar el punto de vista del oponente: para intentar obtener ventaja.
Dentro de las negociaciones colaborativas, hay que tener en cuenta varios criterios:
Separar las personas del problema: con objeto de solucionar el problema, y no enfrentar a personas.
Centrarse en los intereses: informar a la otra parte de nuestros intereses.
Generar diversas alternativas: por si la primera opción no es aceptada.
Basarse en criterios objetivos: hablando de lo que cada parte está dispuesta o no a aceptar, y la medida en que cedería cada parte.
En la documentación administrativa y comercial, pueden distinguirse los relacionados con: la compraventa, con los cobros y pagos, con las actividades de control internas, los documentos obligatorios, y la correspondencia comercial:
Documentos relacionados con la compraventa: Se distinguen: contratos, contratos de elaboración, pedidos, documentación de un concurso, albarán, y factura.
Contrato: es un acuerdo entre el proveedor y el cliente mediante el que se establecen las condiciones de un pedido (producto, fechas, pago…).
Contratos de colaboración: suelen hacerlo las grandes empresas. Implica una relación muy estrecha entre el cliente y el proveedor, teniendo éste último una instalación cerca del cliente.
Pedido: es una petición a un proveedor de un producto o servicio.
Documentación de un concurso: a veces se pide un objeto mediante concurso.
Albarán (o nota de entrega): es un documento en el que se da fe por parte del cliente de la recepción de un producto o la realización de un servicio.
Factura: acredita legalmente la operación de compraventa en la que aparecen los productos que envía el proveedor al cliente concreto.
Documentos relacionados con los cobros y pagos: Se distinguen: recibos; cheque y pagaré de cuenta corriente y bancario; letras, pagarés cambiarios y efectos de comercio; transferencias; tarjetas bancarias; adeudos domiciliarios; y pago certificado o confirmado:
Recibos: el proveedor que debe cobrar lo emite como justificante de pago a su cliente como recordatorio del mismo.
Cheque y pagaré de cuenta corriente y bancario: se regulan por la ley cambiaria y del cheque. El cheque debe contener denominación, mandato de pagar una cantidad, nombre del que paga (librado), lugar de pago y firma del que expide (librador). Hay muchas clases de cheque: al portador, a la orden, no a la orden y nominativos, conformado, bancario, en blanco, y garantizado. Los pagarés e cuenta corriente cubren la demanda por parte de algunos sectores de la clientela.
Letras, pagarés cambiarios y efectos de comercio: la letra es un título-valor de crédito que incorpora un crédito de forma que la transmisión del documento implica la transmisión del crédito incorporado al mismo. Los pagarés que cumplen función de giro contienen la promesa de pagar una cantidad determinada en un tiempo determinado a una persona. Los efectos comerciales son los derechos a favor del tenedor de los mismos a recibir una cuantía descrita de manos del cliente que libró el efecto.
Transferencias: es un envío de dinero que puede ser interno o externo.
Tarjetas bancarias: pueden ser de crédito, que posponen los pagos, o de débito, en la que el pago es instantáneo. El monedero electrónico lleva una cantidad de dinero almacenado en él pudiendo ser usado hasta dicho límite almacenado.
Adeudo por domiciliaciones: debe ser autorizado por el titular y es pasado al Banco. Es un procedimiento barato y cómodo que se encarece como consecuencia de las devoluciones.
Pago certificado o confirmado: consiste en que un deudor remite a su entidad financiera información sobre las deudas contraídas con terceros y la entidad remite a cada acreedor la posibilidad de anticipar el pago con unas condiciones financieras concretas.
Documentos relacionados con actividades de control internas: Se distinguen, entre los más característicos, los siguientes: documentos de control de créditos, presupuesto, informe de tesorería, cuentas personales, cartas de pagos de impuestos, y extractos de cuentas bancarias.
Documentos de control de créditos: sirven para llevar al día los créditos de los clientes.
Presupuesto: sirve para prever y planificar la actividad empresarial y controlar la consecución de los objetivos de la empresa.
Informe de tesorería: sirven para conocer la situación de liquidez de la empresa.
Cuentas personales: están relacionadas con anticipos sobre nóminas, gastos del empleado por gestiones empresariales, entre otros.
Cartas de pagos de impuestos: son los justificantes de pago de impuestos.
Extractos de cuentas bancarias: sirve para cotejar los datos de la contabilidad propia con los movimientos bancarios.
Documentos obligatorios: Encontramos los siguientes:
Relacionados con la SS: en la SS, encontramos los documentos de cotización, que se utilizan para el pago de cotizaciones mensuales, en caso de los autónomos, se utilizan los boletines de cotización.
Libros contables y de comercio: el Código de Comercio exige llevar a todo empresario una contabilidad ordenada y adecuada a la actividad de la empresa. Lleva un libro de inventario, el diario (donde se registran anotaciones diarias relativas a las operaciones de la empresa), y otro de cuentas anuales (formadas por el balance, pérdidas, ganancia y memoria de la empresa del año en cuestión).
Otros libros obligatorios: es necesario también elaborar un libro de actas (que recoge lo tratado durante las reuniones), un libro de registro de socios, y un libro de registro de acciones o participaciones, que deben ingresar en el Registro Mercantil.
En cuanto a las personas físicas, sus rentas tributan en el IRPF, ben por estimación directa en su régimen normal o simplificado, o mediante la estimación objetiva.
La correspondencia comercial: La actividad comercial produce intercambios de comunicaciones escritas entre las empresas, comunicaciones que pueden ser breves (como tarjetas, memorándum), urgentes (telegramas, e-mail), o de otros tipos como circulares, folletos, memorias, instancias… La empresa debe guardar una copia de toda la correspondencia.
El patrimonio neto de la empresa incluye todos los activos que posee. Lo constituyen los fondos propios, los ajustes por cambio de valor, y las subvenciones, donaciones y legados recibidos. Dentro del patrimonio neto, hay que diferenciar los recursos propios, que los genera la empresa con su actividad, y los ajenos, los que no son generados por la empresa.
Elementos patrimoniales y masas patrimoniales
Los elementos patrimoniales serían las diferentes cuentas que recogen las transacciones empresariales, y al conjunto de estos elementos con características comunes serían las masas patrimoniales. Hay tres tipos de masas patrimoniales: el activo, el pasivo y el patrimonio neto:
Activo: es el conjunto de bienes, derechos y otros recursos controlados económicamente por la empresa, de los que se espera que se obtengan beneficios. El activo puede ser: activo no corriente (elementos patrimoniales de activo no vinculados al ciclo de explotación de la empresa), o activo corriente (activos vinculados a cada ciclo de explotación de la empresa).
Pasivo: es el conjunto de obligaciones actuales como consecuencia de sucesos pasados. El pasivo puede ser: no corriente (formado por las obligaciones y deudas a largo plazo que tiene la empresa), o pasivo corriente (formado por la financiación externa a largo plazo).
Patrimonio neto: tal como mencionamos anteriormente, son todos los activos que posee. Lo constituyen los fondos propios, los ajustes por cambio de valor, y las subvenciones, donaciones y legados recibidos.
Cualquier empresa ha de actuar en un mercado, por lo que debe realizar un estudio previo del mismo. En dicho estudio se recogen: estimaciones, datos necesarios y el análisis de la competencia:
Estimaciones: Una herramienta útil para realizar estimaciones es el DAFO, que consiste en hacer una representación gráfica de las amenazas y oportunidades para la empresa, comprobando los puntos fuertes y débiles de la misma.
Datos: Es conveniente conocer diversos datos:
Tamaño del mercado y de las empresas que actúan en él.
Evolución del sector, para ver los puntos fuertes y los débiles.
Fragmentación del mercado, viendo si hay alguna empresa líder.
Estacionalidad, según una época del año u otra, la demanda varía.
Posible normativa legal que limite actuaciones en el mercado.
Canales de distribución en el sector.
Barreras de entrada y salida en el mercado.
Análisis de la competencia: Con respecto a la competencia, es necesario analizar varios datos: conocer a los competidores, cuánto venden, los productos y servicios que comercializan, sus precios, la promoción y publicidad que utilizan, la ubicación de los competidores, las ventajas y desventajas del producto a comercializar comparado con el de los competidores, entre otros. Una técnica a aplicar en este sentido es el benchmarking, que estudia a las empresas líderes para aprender, en base a ello, mejores prácticas, adaptándolas o mejorándolas.
La empresa, en el desarrollo de su proceso productivo, necesita usar recursos. Ello implica un coste. La empresa estudia dichos costes, pasando por varias fases:
Análisis o clasificación de los costes: se clasifican los elementos que integran los costes en función de sus características físicas y jurídicas (compra de materias primas, salarios, amortizaciones…).
Periodificación: supone imputar los costes al ejercicio económico en los que se ha producido, teniendo en cuenta los pagos diferidos (pago posterior a la producción del gasto) y los anticipados (anterior al gasto).
Localización: supone repartir los costes entre los centros, secciones, o puestos de trabajo que los han ocasionado, éstos son los lugares de coste.
Imputación: hay dos modelos: el tradicional (consiste en asignar los costes indirectos a los centros de coste), y el sistema ABC (Activity Based Costing, consiste en descomponer el proceso de producción en elementos más simples, en diversas actividades).
Control de costes: es la base para la obtención de beneficios y planificación de la empresa. El control de costes indica las desviaciones producidas sobre lo presupuestado para tomar las decisiones pertinentes.
Clasificación de los costes
Hay diversas clasificaciones de los costes en función del criterio adoptado:
Según su variación respecto al volumen de actividad, pueden ser:
Costes fijos: aluden a los costes que permanecen constantes para una determinada estructura empresarial durante un periodo de tiempo y para una actividad concreta.
Costes variables: son los que varían en función de la actividad de la empresa.
Costes semifijos y semivariables: se diferencian en función de cómo nacen o evolucionan.
Según el consumo, pueden ser:
Costes totales: alude al consumo de factores para obtener un output medido en términos monetarios.
Costes marginados: alude a la última unidad de output realizada.
Costes óptimos: representa la mejor combinación de factores productivos y su aprovechamiento para obtener un determinado output.
Según la forma de imputar los costes, pueden ser:
Costes directos: son los que se identifican con el producto que los ha originado.
Costes indirectos: son los que no se identifican con la producción ni con los centros de costes.
Costes semidirectos: son los que se identifican con un centro de coste, taller…
Costes controlables: dependen de su gestor, que puede variarlos o suprimirlos.
Según el lugar en que se produzca, los costes pueden ser:
Costes externos: son los que surgen en el ámbito externo y se calculan mediante la contabilidad general.
Costes internos: son los que surgen en el ámbito interno, y lo comunica la contabilidad analítica.
Según la función de los costes en la empresa, los costes pueden ser: de adquisición y/o producción, de comercialización, de administración y financieros.
Hay otros tipos de costes, como: los históricos (se calculan a partir de consumos reales producidos en la empresa), o costes predeterminados (son los costes que se preveen durante un periodo determinado de tiempo).
Hay costes diferenciales (es el coste medio por unidad debido al incremento de la actividad) y suplementarios (representan el incremento total de los costes por el aumento de actividad). Hay costes explícitos (se corresponden con los pagos de los factores de producción que la empresa adquiere), y costes implícitos (se corresponden con el pago de los factores propios que la empresa utiliza para producir).
La resolución de problemas y la toma de decisiones es vital para la vida de la empresa. Los directivos líderes saben que los problemas son situaciones para avanzar y conseguir logros. Pero esos directivos necesitan canalizar toda su energía mediante acciones eficaces, esto es, mediante las herramientas de detección, estudio y resolución de problemas con objeto de mejora.
La principal función de la dirección es guiar, conducir y controlar los esfuerzos de un grupo de personas hacia la consecución de un objetivo. La dirección implica: definir objetivos, definir los modos de actuación, determinar estrategias, estudiar alternativas de actuación, seleccionar las mejores opciones, dirigir a un grupo de personas, y controlar los resultados. Las tareas fundamentales de dirección se dividen en las siguientes funciones: planificación, organización, control, y conducción de hombres.
Planificación: Planificar alude a “lo que debe hacerse y cómo hacerse”. Se deben señalar: las previsiones, la fijación de objetivos, el establecimiento de políticas, la programación, y el cálculo de presupuestos:
Previsiones: es un intento de adelantarse al futuro mediante deducciones basadas en hechos conocidos y en el estudio de los factores que pueden actuar sobre la empresa. Las previsiones proporcionan información para realizar decisiones y establecer la planificación.
Fijación de objetivos: indican “lo que se debe de hacer”. Son las metas establecidas que sirven de guía para coordinar los esfuerzos de todas las funciones de la empresa. Los objetivos suelen ser de tipo económico (cuando por ejemplo, se estudian problemas de mercado, se trata de mejorar la producción…), o de tipo social (problemas derivados de salarios y sueldos, formación…).
Establecimiento de políticas: es necesario indicar los principios y normas de acción por los que va a regirse la empresa para alcanzar los objetivos.
Programación: para poner en práctica la política establecida y conseguir os objetivos, hay que diseñar un programa que indique los pasos para alcanzar dichas metas.
Cálculo de presupuestos: es necesario determinar el coste de la realización de la tarea de la empresa, para ello, se necesita: asignar los recursos necesarios, establecer una metodología de trabajo, y calcular el coste de cada tarea (salarios, materiales, formación, gastos de contratación…).
Organización: Con respecto a la función de organización, es necesario establecer: estructuras de organización, delegaciones, y establecer relaciones (coordinar):
Estructuras de organización: una vez definidas las tareas, es necesario agrupar a las mismas y a las personas de forma que su realización sea lo más productiva posible.
Delegación: cuando un jefe o directivo no puede realizar correctamente todas las tareas, debe delegar algunas en sus subordinados, siempre que estos puedan desempeñarlas adecuadamente.
Establecer relaciones (coordinación): las relaciones entre los diversos grupos deben quedar perfectamente establecidas mediante las estructuras de organización.
Control: Controlar es valorar el trabajo tras ser ejecutado. El control comprende: el establecimiento de normas, medición, evaluación, y corrección.
Establecimiento de normas: los trabajos deben realizarse según normas establecidas.
Medición: los instrumentos de medición deben ser válidos, comprensibles y aceptados por aquellos cuyo trabajo va a ser controlado.
Evaluación: hay que evaluar y contrastar los resultados obtenidos con las normas establecidas y obtener conclusiones al respecto.
Corrección: una vez evaluado, hay que tomar medidas para corregir aquello que no se haya realizado en condiciones.
Conductor de hombres: La función de conductor de hombres tiene por objetivo conseguir que se realicen las tareas encomendadas en el momento previsto y de acuerdo con las condiciones determinadas para su valoración. Esta función abarca varias actividades: liderazgo, motivación, comunicación, selección, formación y perfeccionamiento, remuneración, y resolución de conflictos.
Liderazgo: es el proceso por el que se consigue que otras personas hagan su trabajo.
Motivación: son las acciones emprendidas por un jefe para inspirar, impulsar y estimular a sus subordinados para conseguir el aumento de su productividad.
Comunicación: es la suma de todos los actos que realiza una persona para comprender a los demás, es un puente de significado entre el que emite la información y el que la recibe, en un proceso de escuchar y comprender.
Selección: para que la empresa funcione, es necesaria una selección de gente competente que pueda contribuir en la consecución de los objetivos de la misma.
Formación y perfeccionamiento: el personal debe estar bien preparado y cualificado para desarrollar las tareas del puesto.
Remuneración: la remuneración debe ser equitativa y objetiva, según las directrices y procedimientos establecidos por la empresa.
Resolución de conflictos: el director debe arbitrar acuerdos, reconciliar al personal, recibir quejas y reclamaciones, o bien contratar a un mediador.
Una estrategia es un conjunto de reglas que aseguran una decisión adecuada en cada momento. Así, se plantea una estrategia de inmovilismo, consistente en quedarse en los planteamientos propios y en cada momento, aunque ello no impide ceder un poco en un determinado momento. Otras estrategias pueden ser: de flexibilidad, atacante, defensiva, desconcertante… El planteamiento de la estrategia debe incluir un análisis de las expectativas de la otra parte.
Las existencias son las mercancías que tiene la empresa en el almacén. Las existencias pueden clasificarse en:
Materias primas. Son los productos que forman parte del producto final mediante la correspondiente transformación.
Productos acabados. A la espera de ser distribuidos.
Productos semiacabados. En fase de elaboración.
Materiales de envase y embalajes.
Materiales auxiliares, que permiten que se produzca el proceso productivo.
Piezas de recambio o repuestos.
Material diverso (como el de oficina).
En relación a la gestión de sus existencias, la empresa tiene en cuenta diversos factores: diseño del almacén, sistemas y equipos de almacenamiento, medios de manipulación y transporte, organización del almacén, control de existencias, tipo de almacén, valoración de existencias, y cálculo del stock óptimo y mínimo:
Diseño del almacén: el almacén es el lugar físico donde se encuentran las existencias. Su diseño depende de los productos almacenados, de su manipulación, de su distribución, necesidades…
Sistemas y equipos de almacenamiento: los sistemas más habituales de almacenamiento son: el convencional (apilar productos), utilizar estanterías, estanterías compactas, sistema de pilas simples (pallets apilados formando cubos), y sistemas de almacenaje automáticos (pero requiere gran inversión y pocos productos).
Medios de manipulación y transporte: alude a pallets, grúas elevadoras, cinta transportadora, estación base… para controlar los pedidos.
Organización del almacén: para colocar los productos en el almacén, se usan tres métodos: volumen de ventas (los productos que más vendan se ponen cerca del punto de recogida), el del tamaño (los más pequeños cerca del punto de recogida), y el de compatibilidad (combina el criterio de la demanda con el de las características físicas del producto).
Control de existencias: las existencias suponen un coste para la empresa: financiero, coste de oportunidad de inversión, mano de obra, espacio, seguros, equipos e instalaciones… Una de las formas de controlar las existencias es aplicando el “just in time”, esto es: produciendo justo lo que se necesita en cada momento, ni más ni menos, para evitar pérdidas.
Tipo de almacen: es importante saber si va a tenerse almacén propio, en alquiler o en leasing, en función del capital disponible.
Valoración de las existencias: la valoración más habitual de las existencias es el FIFO (first in, first out), el primero que entra, sale primero, aunque hay otros como el LIFO (last in, first out), el último que llega, sale primero, HIFO, o NIFO.
Cálculo del stock óptimo y mínimo: el stock óptimo es la cantidad de cada artículo que combina de forma óptima las necesidades de aprovisionamiento del proceso productivos, la satisfacción del cliente y la reducción de los costes de almacén. Supone definir puntos de pedido, tiempo entre el pedido y la recepción de la mercancía, stock mínimo, medio y máximo, cantidad de pedido…
La contabilidad es la ciencia del patrimonio, y debe ser un reflejo real y actual de la situación patrimonial de la empresa, de sus variaciones y sus causas. Las claves de la aplicación de la contabilidad son:
La empresa es el sujeto de la contabilidad. Cada empresa tendrá su contabilidad personal, diferente de las demás.
La contabilidad informa sobre la situación y evolución de la realidad económica y financiera de la empresa.
Los hechos contables son los acontecimientos que impulsan y explican esa evolución del patrimonio de la empresa.
Para representar la situación patrimonial, la contabilidad se sirve de diversos instrumentos: conceptuales (cuentas, balances), procedimientos contables, instrumentos materiales (informática), y de unos elementos de análisis y presentación. Existen dos tipos de contabilidad:
Contabilidad interna o analítica: estudia, determina y registra los resultados por grupo de productos o secciones productivas en función de sus costes.
Contabilidad externa o general: describe el patrimonio y los resultados reales y actualizados de la actividad empresarial.
Por ello, la contabilidad proporciona información económica (bienes y estructura de la empresa) y financiera (recursos de la empresa). Dicha información debe ser: relevante (información útil y significativa), fiable (sin errores), íntegra (completa), comparable (con las empresas y en función del tiempo empleado), y clara (que permita su interpretación de forma sencilla).
La localización es la ubicación física elegida por el empresario para su empresa. Los factores a tener en cuenta en la localización de una empresa son:
Los mercados de consumo.
Las posibilidades de abastecimiento de materias primas, recursos y su transporte.
La distribución de los productos o servicios que se producen.
Las características y precio del terreno y el ambiente.
Las posibilidades de obtención de capital.
Factores de tipo jurídico, fiscal o social.
La fijación del precio de venta puede hacerse desde distintos puntos de vista: en base a la demanda, en base a la competencia, o en base a los costes:
Fijación del precio de venta en base a la demanda: en este, debe hacerse un análisis del producto o servicio propio para saber cómo influye el precio en la misma.
Fijación del precio de venta en base a la competencia: esta situación se produce cuando existen en el mercado empresas que son líderes. Hay tres opciones en este sentido: fijar los precios en función de otros criterios y provocar la guerra en el mercado; seguir los pasos de las empresas líderes en cuanto a los precios; marcar diferencias en el mercado de precios.
Fijación del precio de venta en base a los costes: deben estudiarse los costes de reposición de la capacidad de productiva, hay que tener en cuenta y analizados todos los costes relacionado con el producto o servicio.
En la dirección, hay varios componentes fundamentales que hace que una dirección sea de una forma u otra: la autoridad o poder de líder, la comprensión de los subordinados, , la capacidad de motivar, y el estilo de liderazgo:
La autoridad o el poder de líder: el poder es la capacidad de un individuo o grupo para influir en las acciones de otros individuos, y la autoridad es el poder derivado de la posición de uno mismo en una organización, teniendo la última palabra en la toma de decisiones que afectan a otros. Las fuentes de poder son varias: poder de recompensa (dar gratificaciones), coercitivo (castigar), poder legítimo (los subordinados deben obedecer), y el poder de experiencia.
Comprender a los subordinados: y entender sus intereses y motivaciones.
Capacidad de motivar: es la habilidad de inspirar a los subordinados para que rindan mejor en la empresa, provocando su lealtad y fidelidad.
Estilo de liderazgo: este influye en el clima que produce en el grupo.
El proceso de negociación se compone de varias fases: obtención de información, diagnóstico de la situación, valoración del poder de negociación, fijación de objetivos, primeros pasos en la negociación, avance y afianzamiento, replanteamiento de objetivos, zona de entendimiento, acuerdo, y documentación del acuerdo.
Obtención de información: cuanta más información se tenga de la parte contraria, más sencillo será la posibilidad de llegar a un acuerdo.
Diagnóstico de la situación: tras recoger la información, es conveniente plantearse cuáles son los puntos fuertes y débiles de ambas partes, cuál es el contexto de la negociación, y para quién es favorable dicho contexto.
Valoración del poder de negociación: en función de todo lo planteado, es conveniente realizar una valoración del poder de negociación y si estamos posicionados en la parte fuerte o en la débil.
Fijación de objetivos: en función de la valoración, se plantearán unos objetivos u otros. Éstos deben tener en cuenta lo que estamos dispuestos a ofrecer y a ceder.
Primeros pasos en la negociación: primeramente es conveniente crear un clima de confianza y agradable para la discusión y, posteriormente, se exponen las reivindicaciones de cada parte y las respuestas a las mismas de la parte contraria.
Avance y afianzamiento: la negociación fluirá si va viéndose avance y las posiciones de cada parte, teniendo en cuenta el comportamiento de cada una.
Replanteamiento de los objetivos: en ocasiones, por imposibilidad de avanzar o razones de índole similar, lleva al replanteamiento de los objetivos, que puede dar lugar a que cada parte cedan a buena voluntad a cambio de pedir cosas.
Zona de entendimiento: cuando las propuestas finales están cercanas, estableciéndose unos márgenes de discusión cada vez más estrechos.
Acuerdo: el acuerdo final puede ser de tres tipos: de sumisión-dominación (cuando una parte es inferior a la otra y acepta sus términos), de compromiso (cuando las partes han cambiado sus pareceres y han llegado a un acuerdo común), de acuerdo propiamente dicho (cuando se comprenden las partes del otro).
Documentación del acuerdo: el acuerdo al que se haya llegado hay que realizarlo por escrito y que sea firmado por las partes.
Los impuestos que afectan a la actividad económica son, básicamente: IRPF, el impuesto de sociedades, y el IVA.
IRPF: es un impuesto personal, directo, progresivo y que grava la renta sin entender ésta como el beneficio obtenido. La base imponible puede determinarse en función de los regímenes aplicables al sujeto: estimación directa (ingresos no superiores a 601012,10€), estimación objetiva (ingresos no superiores a 450759,08€), o estimación indirecta (a falta de presentación de declaraciones del sujeto a la Administración, se estima una base aproximada).
Impuesto de sociedades: es un impuesto personal, directo, proporcional y periódico. Su hecho imponible se debe a la obtención de la renta por las personas jurídicas, siempre que no estén sujetas al impuesto sobre la renta. La base imponible se determina por la renta obtenida en el ejercicio de la sociedad.
IVA: es una carga fiscal sobre el consumo, financiada por el consumidor. Tiene varios regímenes: el simplificado (asociado a la estimación objetiva del IRPF), el de agricultura, ganadería y pesca, el régimen general especial de los bienes usados, objetos de arte y colección, el régimen de agencias de viaje, y el régimen del comercio minorista. El hecho imponible recae sobre la entrega de bienes y prestación de servicios efectuados por empresarios profesionales, la adquisición intracomunitarias de bienes y la importación de bienes.
El análisis de la actividad de la empresa puede hacerse desde dos puntos de vista: fijándose en el origen de los fondos que utiliza (actividad financiera), o fijándose en la aplicación de esos fondos en bienes y derechos (actividad económica).
El análisis económico se centra en la utilización que la empresa hace de su activo, se centra en la consecución de beneficios; el análisis financiero, por su lado, se centra en la estructura del pasivo y del patrimonio neto, en el manejo por parte de la empresa de los fondos de financiación. La situación de la empresa se reflejará en las cuentas anuales, que están formadas por: la cuenta de pérdidas y ganancias, el balance, la memoria, el estado de cambios en el patrimonio neto, y el estado de flujos de efectivo:
La cuenta de pérdidas y ganancias: s un modelo que clasifica sus componentes, ingresos y gastos según sea su naturaleza.
El balance: sigue esta estructura: en la parte izquierda se pone el activo, registrando todos los bienes y derechos, y en la parte derecha el patrimonio neto y el pasivo, los recursos de la empresa para financiar su actividad.
La memoria: es la menor información que la empresa puede aportar, amplía y comenta la información contenida en otras cuentas anuales.
El estado de cambios en el patrimonio neto: tiene dos apartados: el estado de ingresos y gastos reconocidos (recoge el resultado del ejercicio de la cuenta de pérdidas y ganancias y los ingresos y fastos que se imputan al patrimonio), y el estado total de cambios en el patrimonio neto (recoge los cambios realizados en las partidas del patrimonio neto).
Estado de flujos de efectivo: informa sobre el origen y utilización de los activos más líquidos.
Los promotores de un proyecto empresarial deben definir la forma jurídica de su empresa. Las consecuencias de esta decisión son de responsabilidad patrimonial, de participación en la gestión, fiscales, de toma de decisiones, entre otras. Los factores que hay que tener en cuenta para definir la forma jurídica de la empresa son:
El tipo de actividad a ejercer.
El número de personas que participan en el proyecto empresarial.
La responsabilidad de promotores.
Las necesidades económicas del proyecto.
La fiscalidad (impuestos a pagar).
Las subvenciones (algunas están vinculadas a determinadas formas jurídicas).
Son tres las formas jurídicas que puede adoptar la empresa: empresario individual, sociedad civil o empresario social:
Empresario individual: cuando la empresa se constituye como persona física por un solo individuo que ejerce la actividad en nombre propio. Tiene una responsabilidad ilimitada, y la gestión de la empresa queda a su libre albedrío.
Sociedad civil: se constituye mediante un contrato en el que dos o más personas ponen en común dinero, bienes o industria para repartir entre sí las ganancias. La responsabilidad de los socios es ilimitada y subsidiaria.
Empresario social: se produce cuando la empresa se constituye como persona jurídica por uno o por varios individuos. La forma más usual es la Sociedad de Responsabilidad Limitada, aunque hayt otras como la colectiva, la comanditaria simple, comanditaria por acciones, SA, SA Laborales, SL laborales, o cooperativas.
El umbral de rentabilidad o punto muerto alude al número de unidades que ha de vender la empresa para no tener beneficios, ni pérdidas. A partir de ese punto, comenzará a tener beneficios. El cálculo del punto muerto tiene diversas utilidades:
Establece relaciones entre el volumen de producción, costes y beneficios, y permite estudiar la relación entre precio, coste y cantidad.
Permite analizar el riesgo operativo de la empresa.
Es útil para la realización del presupuesto y su control (mediante control de ventas, costes y beneficios).
Ayuda en la decisión de fijación de precios y en cuestiones relativas sobre aumentos de la capacidad productiva.
Ayuda en la planificación, al indicar los efectos de las decisiones (precios, ventas…).
Desde los tiempos más remotos en que los individuos se agrupaban para sobrevivir, ha sido necesario de una voluntad superior que coordine al grupo. Por ello, en la organización la autoridad es una de las características del concepto de organización y requisito para que ésta sea eficaz.
En el diseño de la red de autoridad hay que tener en cuenta varios aspectos: cadena de mano, unidad de mando, ángulo de control, la centralización/descentralización, y la delegación.
Cadena de mando: representa una secuencia de relaciones continuadas de dependencia de que se extienden desde lo más alto de la organización hasta su base, representado la estructura jerárquica de la organización.
Unidad de mando: sostiene que cada subordinado debe responder ante un solo jefe.
Ángulo de control: alude al número de subordinados que pueden ser controlados efectivamente por un jefe.
Centralización/descentralización: la centralización implica que el poder solo lo ostenta el jefe, y la descentralización implica que la autoridad la ostentan diversas personas.
Delegación: está relacionado con todos los conceptos anteriores, consiste en darle cierta autoridad y responsabilidad a otra persona.
En una negociación, es conveniente conocer los rasgos personales de cada negociador:
Según la comunicación: el negociador puede ser agresivo (atacando a la otra parte), sumiso (no afrontando los problemas), o asertivo (diciendo lo que piensa sin atacar al otro). Lo más conveniente sería adoptar una postura asertiva.
Autoconocimiento: conocerse a sí mismo permite conocer el por qué hacemos las cosas, de qué cosas nos arrepentimos, qué cosas deseamos, la consideración que tenemos de nosotros mismos… y ello influye consciente y/o conscientemente en la personalidad y, por ende, en la negociación.
Autoestima y seguridad personal: una persona con autoestima y seguridad personal puede realizar críticas constructivas tanto de sí mismo como del entorno, sin tener que, necesariamente, atacar a nadie.
Las maneras: en cuanto a las maneras, es conveniente utilizar unas buenas maneras, sin llegar a comportamientos rígidos y demasiado formales, siendo educados, afables y con cierto humor para suavizar las discusiones. No cumplir el horario previsto, enfadarse o montar un número solo serán contribuciones negativas. A veces, en situaciones de tensión, es adecuado tomar unos segundos para respirar profundamente.
Las pequeñas cesiones: conseguir que la otra persona ceda es positivo, ya que implica que algo hemos hecho bien.
Además de los impuestos expuestos, hay otros impuestos que gravan la actividad empresarial: impuestos especiales, impuesto sobre primas de riesgo, tasas y prestaciones patrimoniales de carácter público, impuesto sobre bienes inmuebles, impuesto de actividades económicas, impuesto sobre transmisiones patrimoniales y actos jurídicos documentados, impuesto sobre el patrimonio, e impuesto sobre sucesiones y donaciones.
Impuestos especiales: incluyen impuestos sobre el alcohol y bebidas alcohólicas, hidrocarburos, labores de tabaco, energía eléctrica y medios de transporte.
Impuesto sobre primas de seguro: es un impuesto indirecto que se aplica sobre la totalidad de la prima que satisface el tomador.
Tasas y prestaciones patrimoniales de carácter público: las tasas son tributos de carácter obligatorio aplicado al sector público. Las principales tasas son: por títulos profesionales marítimos y de recreo, por derechos de examen, por participar en pruebas oficiales para obtener títulos o certificados…
Impuesto sobre bienes inmuebles: alude a la propiedad de los bienes inmuebles de naturaleza urbana y rústica.
Impuesto de actividades económicas: es impuesto directo, de carácter real, de titularidad municipal, es obligatorio, y de gestión compartida entre la Administración del Estado y los Ayuntamientos. Su hecho imponible es el ejercicio en territorio nacional de actividades empresariales, profesionales o artísticas.
Impuesto sobre transmisiones patrimoniales y actos jurídicos documentados: es un tributo indirecto que grava las transmisiones patrimoniales onerosas, las operaciones societarias y los actos jurídicos documentados.
Impuesto sobre el patrimonio: es un impuesto de carácter personal que grava el patrimonio neto de las personas físicas (bienes y derechos).
Impuesto sobre sucesiones y donaciones: es un impuesto de naturaleza indirecta y subjetiva que grava los incrementos patrimoniales obtenidos a título lucrativo por personas físicas a consecuencia un título sucesorio (herencia, legado) o por donación.
Para conseguir sus objetivos de rentabilidad y seguridad, la empresa debe conocer su situación, para ello utiliza las cuentas, en función de las que se toman decisiones.
La rentabilidad en la empresa
Para saber la rentabilidad de la empresa, se utilizan varios criterios: la rentabilidad económica, la financiera, y la rentabilidad del accionista:
Rentabilidad económica: expresa la capacidad de una empresa para producir con el activo que controla. Esto es, cuántos euros gana por cada euro que tiene.
Rentabilidad financiera o de los fondos propios: es una medida del rendimiento obtenido por esos capitales propios referida a un periodo de tiempo determinado, con independencia generalmente de la distribución del resultado.
Rentabilidad del accionista: en este, se distinguen varios criterios: rentabilidad sobre el dividendo, PER (Price-to-earnings ratio), o el pay-out.
Análisis de la situación económico-financiera de la empresa
El análisis económico-financiero puede llevarse a cabo de un modo estático (en un momento concreto), o de modo dinámico (a lo largo del tiempo). En ambos modos, los métodos más utilizados son los basados en las relaciones entre magnitudes contables en forma de: diferencias, porcentajes, índices y ratios:
Análisis por diferencias: se basa en un análisis dinámico por cifras absolutas que analiza un periodo concreto las necesidades financieras y los fondos necesarios para atender a esas necesidades, por ello se denomina también análisis por fuentes y empleos.
Se distinguen varias situaciones: situación de máxima estabilidad financiera, situación financiera normal, inestabilidad financiera, quiebra, y máxima inestabilidad financiera.
Análisis por porcentajes: está muy relacionado con el anterior, y los hay de dos tipos: los porcentajes verticales, que determina el porcentaje de un elemento o submasa patrimonial sobre el total de la masa patrimonial; y los porcentajes horizontales, que comparan el dato que se está analizando en el momento actual en base a un momento anterior.
Análisis por índices: expresan la variación que experimenta una relación o parámetro objeto de análisis respecto de una misma relación o parámetro de referencia, denominado base, en otro instante. Es una representación de mediciones dinámicas.
Ratios: es una relación por cociente de valores que tengan significado para la empresa y que sirven para medir su situación y el grado de giro de los fondos invertidos. Hay diversos ratios financieros, con lo que citaremos algunos de los más importantes:
Coeficientes de financiación: ratio de garantía o de distancia a la quibra, ratio de grado de autonomía, ratio del grado de dependencia (coeficiente de financiación del activo no corriente, ratio de consistencia, ratio de solidez, ratio de cobertura de pasivo).
Ratio de endeudamiento: ratio de endeudamiento total, ratio de endeudamiento a corto plazo (coeficiente de financiación del activo corriente, coeficiente básico de financiación o ratio de equilibrio financiero).
Ratios de liquidez: ratio de solvencia técnica, índice de liquidez (ratio del coeficiente ácido, ratio del capital circulante sobre el pasivo corriente).
Ratios de independencia y garantía financiera: ratio de autonomía financiera, ratio de endeudamiento a largo plazo (ratio de calidad de la deuda, ratio de los capitales permanentes).
Ratios económicos: rotación del activo corriente y del no corriente (rotación del activo).
Ratios relacionados con el punto muerto: tasa de eficiencia comercial (tasa de absorción de los costes fijos, tasa de participación de los costes fijos del ejercicio).
Otros ratios: ratio de la financiación de las inversiones del periodo, ratio de la rotación de los fondos propios (ratio de la rotación de los capitales permanentes, ratio de la financiación del inmovilizado).
Ratios relacionados con los beneficios: ratio de la seguridad de los costes variables, ratio de la seguridad de los costes fijos. Destaca en este sentido, el periodo medio de maduración económico, que aúna el estudio de las materias primas, fabricación, productos terminados, entre otros.
Para que un proyecto de empresa sea viable, necesita de disponer de los medios financieros necesarios (plan de financiación), para ser invertidos en recursos materiales (plan de inversión) que permita desarrollar las operaciones para ofrecer unos productos y servicios al mercado (plan de ingresos y gastos y plan de marketing) que generen unos flujos monetarios (plan de tesorería) que permitan al empresario obtener unos beneficios que compensen el esfuerzo y dinero invertidos y el riesgo asumido.
El plan de viabilidad económica y financiera necesita, pues, de la estimación en diversos aspectos: plan de inversión y financiación, previsión de ingresos y gastos, presupuesto de tesorería, el punto muerto, el periodo medio de maduración, y la rentabilidad de la inversión.
Plan de inversión y financiación: Invertir supone inmovilizar recursos financieros para generar fondos en el futuro. En este ámbito es conveniente tener en cuenta: las inversiones a realizar y valoración de los activos a adquirir, los recursos financieros necesarios, y la estructura de esos recursos (relación de fondos propios y ajenos). Un programa de inversiones debe recoger los activos necesarios para la realización de las operaciones, su precio y el momento de adquisición.
Previsión de ingresos y gastos: Las estimaciones de ingresos se basan en las previsiones de ventas y de precios. Esto puede deducirse del entorno y del análisis del mercado y sector. A su vez, una adecuada clasificación de los gastos permite realizar un análisis de los costes unitarios de los productos con objeto de conocer los márgenes de cada uno y tomar decisiones de posicionamiento en mercado e inversiones.
Presupuesto de tesorería: En este documento, se recogen las previsiones de cobros y pagos de la empresa (cash flow), sirviendo para analizar los posibles desfases de tesorería y buscando formas de financiación de los mismos (elaboración mensual).
El punto muerto (o umbral de rentabilidad): alude al número de unidades que ha de vender la empresa para no tener beneficios, ni pérdidas. A partir de ese punto, comenzará a tener beneficios.
Periodo medio de maduración: Es el tiempo que transcurre desde que la empresa invierte la primera unidad monetaria en el proceso productivo hasta que es recuperada una vez vendido el producto o servicio y se cobra. Es conveniente conocerlo para planificar las necesidades de financiación a corto plazo y analizar el fondo de la maniobra.
Rentabilidad de la inversión: en este sentido, se analiza la viabilidad de la inversión y se selecciona la mejor alternativa al respecto. Tradicionalmente, hay tres métodos: pay-back, Valor actual neto (VAN) y la Tasa Interna de Rentabilidad (TIR):
Pay-back (o periodo de recuperación): es el tiempo que tarda en recuperarse una inversión. Este método mide, por tanto, el tiempo que tarda en recuperarse lo invertido. Para ello, se suman los fondos que se generan cada año hasta que se igualen a los fondos comprometidos.
Valor Actual Neto (VAN): es el valor actual de los flujos de caja descontada de la inversión inicial. A mayor VAN, más rentabilidad de inversión.
Tasa Interna de Rentabilidad (TIR) (o tasa interna de retorno): mide la tasa de rendimiento que tiene la inversión.
El manejo de las finanzas en una empresa es algo fundamental. Los resultados empresariales no solo dependen de vender un producto o servicio atractivo en el mercado, sino también de manejar la habilidad con la que éstos son vendidos, y saber adoptar decisiones que minimicen los costes lo máximo posible, teniendo una buena planificación al respecto.
El campo de las finanzas ofrece instrumentos para estudiar la situación de la empresa, ayudando a disminuir riesgos en situaciones donde existe una gran incertidumbre con respecto a la evolución de algunas variables (inflación, intereses…).
La delegación es el proceso en el que los directivos asignan tareas a sus subordinados, otorgándoles autoridad y responsabilidad para ello. La delegación tiene varios principios: debe ser íntegra (afectar a toda la tarea para cumplir el objetivo), clara (definida y comprendida), y suficiente (se ha de dar la autoridad necesaria para poder realizar la tarea).
En toda delegación, se debe analizar el trabajo para determinar lo que se puede y debe delegarse, y lo que no:
Lo que no puede delegarse: no se puede delegar la función de mando del jefe, ni planificar los objetivos políticos, procedimientos y programas de su nivel, ni establecer normas, medidas de trabajos, analizar los resultados, ni adoptar medidas de corrección.
Lo que se puede delegar: se pueden delegar los asuntos que conciernen a un solo elemento del subordinado, y deben delegarse las partes del trabajo que uno esté menos capacitado para realizar y ponerla en manos de alguien que sí lo esté.
En una empresa, el conflicto puede darse entre personas del mismo nivel o de distintos niveles (entre directivos-directivos, entre empleados-empleados, entre directivos-empleados). El conflicto puede definirse de forma general como desacuerdos entre personas o dentro de una misma persona.
Causas de los conflictos
Los conflictos pueden producirse a nivel individual o colectivo. A nivel individual, los conflictos pueden surgir por una contradicción entre las motivaciones del individuo. Se distinguen varios tipos de conflictos:
Conflicto de atracción-atracción: en este caso, la persona se siente atraída por dos objetivos y le cuesta decidirse.
Conflicto de repulsión-repulsión: la persona siente repulsión por dos objetivos o situaciones y le cuesta decidirse por una.
Conflicto atracción-repulsión: la persona se encuentra en una situación que le atrae y desagrada a la vez.
Doble conflicto atracción-repulsión: el sujeto se siente atraído a la vez por dos objetivos que contienen aspectos positivos y negativos.
A nivel grupal, los conflictos pueden surgir por diferencias entre dos o más miembros. Así, una empresa puede desear dos objetivos contrapuestos, puede tener dos situaciones difíciles de solucionar, entre otros, de forma que un empleado puede tener unos objetivos muy distintos a los que tiene la empresa. El autoritarismo excesivo puede ser percibido como una agresión y provocar un conflicto.
Los conflictos pueden surgir por diferencias de información, diferencias de creencias, valores, intereses, escasez de algún recurso (dinero, tiempo, espacio…), rivalidad personal, competitividad, entre otros.
(La competitividad suele producir: escasez de comunicación y confianza, aumento de las posibilidades de error en la percepción del otro, intento de minimizar el poder de la otra parte, minimización de las similitudes y normas de conducta para la otra parte.)
Por su lado, también puede aparecer un sentimiento de frustración en este sentido. Éste es el sentimiento de incapacidad y disminución de la autoestima por un obstáculo que nos impide alcanzar un objetivo. Puede ocurrir a nivel grupal o individual. Cuando se produce una situación frustrante, puede reaccionarse de varias formas:
De forma perseverante: intentando superar el obstáculo como sea.
De forma sustitutiva: cuando cambiamos el objetivo inicial por otro más asequible.
De forma agresiva: en caso no ser capaces de utilizar ninguna de las reacciones anteriores, se producirá una agresión que puede ir dirigida contra uno mismo (culpabilizándose de la incapacidad de superar el obstáculo), o contra los demás (echando las culpas a los demás de haber originado el obstáculo).
Tipos de conflicto
Los conflictos se clasifican atendiendo a diversos factores: en función de los contrarios, en función de su manifestación, en función de los medios utilizados, y en función de su utilidad.
En función de los contrarios, se puede clasificar en:
Intrapersonales: son los que se producen dentro de las personas (motivaciones).
Interpesonales: los que se producen entre personas (empleado-jefe).
Intragrupo: son los que se producen entre miembros de un mismo grupo.
Intergrupo: son los que se producen entre miembros de grupos distintos.
En función de su manifestación, pueden ser:
Manifiesto: cuando el conflicto se saca la luz mediante protestas escritas u orales explícitas y claras (huelgas, reivindicaciones, protestas…).
Latente: cuando se manifiesta mediante medios simbólicos (absentismo, baja productividad, excusas…).
En función de los medios utilizados, se pueden clasificar en:
Conflictos violentos: cuando se producen situaciones de agresión.
Conflictos no violentos: cuando las reivindicaciones se producen mediante medios legales (mediación, arbitraje, tribunales, negociación…).
En función de su utilidad, pueden ser:
Conflictos destructivos: cuando tienden a expandirse y agravarse, independizándose de las causas originales y originando nuevos conflictos.
Conflicto productivo: el conflicto puede ser productivo y con consecuencias si se evita su expansión y se buscan soluciones y avances.
Las obligaciones fiscales de la empresa tienen marcados unos plazos que son necesarios cumplir en cuanto al IRPF, al impuesto de sociedades, el IVA, y el impuesto de actividades económicas (IAE):
El IRPF dispone del siguiente calendario fiscal:
Declaración anual entre (2) mayo(30) junio.
Declaración de retenciones del IRPF durante los meses de enero, abril, julio y octubre.
Resumen anual en enero (20).
El impuesto de sociedades dispone del siguiente calendario fiscal:
Resumen anual en julio (1-25).
Pagos fraccionados en los meses de (1-20) octubre, diciembre y abril.
El IVA dispone del siguiente calendario fiscal:
Resumen anual en febrero (2-30).
Con respecto al Impuesto de Actividades Económicas (IAE), los plazos de liquidación dependen de los Ayuntamientos.
Toda empresa tiene como objetivo maximizar su función de utilidad, individual para cada empresa y en dependencia de sus propias circunstancias. Independientemente de esto, los directivos de las empresas deben saber en todo momento su situación para tomar decisiones que le permitan cumplir sus objetivos.
Por ello, la contabilidad tiene una función esencial en este sentido, y, por tanto, los elementos de análisis utilizados deben adecuarse a los objetivos, comparando unos elementos con otros para conocer en la mayor medida posible la situación de la empresa.
A la hora de constituir una empresa, se debe realizar una serie de trámites legales, que entre el empresario individual y la sociedad civil, se distinguen algunas diferencias:
Empresario individual: Para ser empresario individual hay que ser mayor de edad y disponer libremente de los bienes propios. Los trámites de constitución y puesta en marcha a realizar son:
Declaración censal de alta de actividad.
Alta en el Impuesto de Actividades Económicas.
Declaración de la Renta de las personas físicas (dar de alta a los profesionales) en el régimen que les corresponda: estimación directa, objetiva o simplificada).
Declaración de alta en el Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA).
Alta en el Régimen Especial para trabajadores autónomos en la SS.
Inscripción como empresario en la SS si se contratan trabajadores.
Afiliación y alta de los trabajadores en la SS.
Registro de los contratos de los trabajadores en el SPE o notificación de dicha contratación.
Sociedades civiles o mercantiles: Para constituir una sociedad civil, los trámites son:
Certificación negativa del nombre (disponibilidad del nombre del negocio).
Peritaje de las aportaciones no dinerarias (solo en SA).
Elaboración de Estatutos.
Depósito del capital social en un banco o Caja de Ahorros.
Otorgamiento de escritura pública ante notario.
Declaración censal y obtención del CIF.
Alta en el impuesto de actividades económicas (IAE), en el IVA y en el impuesto de sociedades.
Alta de trabajadores en la SS y en el régimen especial de trabajadores autónomos de la SS de los administradores o consejo de administración.
Inscripción de la empresa en Hacienda como retenedora de IRPF e inscripción de la empresa en la SS.
Inscripción de la sociedad en el Registro Mercantil.
Autoliquidación y pago del impuesto de transmisiones patrimoniales y actos jurídicos documentados.
Diligencia de presentación de libros en el Registro Mercantil.
Registro de los contratos de los trabajadores en el SPE o su comunicación.
Apertura de centro de trabajo.
En el caso de sociedades cooperativas y sociedades laborales hay algunas variaciones: la certificación negativa de nombre se solicita en el registro de Cooperativas de la Dirección General de Cooperativas y SL, escritura pública, inscripción en el Registro, celebración de asamblea constituyente en las cooperativas, y calificación laboral para las sociedades laborales.
Hay otros trámites que deben realizar las empresas además de los mencionados: licencia de obras (para poder realizar obras en el negocio), licencia de apertura (comprobándose que las instalaciones están en perfectas condiciones para abrir el establecimiento), cambio de titularidad y cambio de actividad.
Algunas actividades, por su especificidad, requieren de unos trámites exclusivos, como las siguientes:
Actividades industriales, talleres de reparación y almacenes de sustancias tóxicas.
Actividades de construcción, instalaciones y reparaciones eléctricas, y actividades de ingeniería y consultoría.
Industrias y establecimientos alimentarios no detallistas.
Bares, restaurantes y cafeterías, agencias de viajes, y empresas de seguridad.
Según cada nivel directivo, las capacidades que se necesitan varían en función del nivel:
Alta dirección: para este, se requieren capacidades de tipo conceptual, de abstracción, de generalización, de idear y planificar.
Dirección intermedia: para este, se requieren capacidades para las relaciones humanas y menos capacidades conceptuales.
Dirección operativa o baja: para este, se requieren conocimientos de carácter técnico, la maestría del oficio.
La toma de decisiones constituye la tarea básica del directivo. Considerando el alcance de las decisiones, existen tres categorías: estratégicas, tácticas y operativas.
Decisiones estratégicas: son propias de la alta dirección, de gran trascendencia para la organización. Son de gran alcance, y sus consecuencias suelen ser irreversibles. Requieren de imaginación, visión anticipativa, sentido de la oportunidad y del riesgo (capacidades conceptuales).
Decisiones tácticas: son propias de la dirección intermedia. Son objetivos medibles, de medio alcance. Suelen ser decisiones de carácter funcional que afectan a áreas concretas de la empresa. Suelen ser reversibles mediante costes.
Decisiones operativas: son propias de la dirección operativa o baja. Afectan a parcelas muy concretas de la actividad normal de la organización. Están orientadas a rentabilizar las operaciones bajo criterios de eficiencia.
En el proceso de solución de conflictos, existen varias etapas: manifestación del conflicto, clasificación del conflicto, análisis del conflicto, buscar soluciones, recapitulación y evaluación posterior.
Manifestación del conflicto: en primer lugar, es necesario hacer ver a la parte contraria que algo va mal, y habrá que aceptar por ambas partes que verdaderamente existe un conflicto.
Clasificación del conflicto: es necesario encuadrar el conflicto en una de las clasificaciones previstas para estudiar sus características y solucionarlo mejor.
Análisis del conflicto: este análisis debe incluir: un análisis del contexto, de las posibles causas del conflictos, y de los objetivos a los que quiere llegar cada parte.
Buscar soluciones: en este apartado es necesario controlar el vocabulario, escuchar a la otra parte, vigilar la comunicación no verbal, no prometer lo que no se puede cumplir, mostrarse sincero y digno de confianza…
Recapitulación y evaluación posterior: llegados a la solución, es necesario asegurarse de que no hay ni vencedores ni vencidos, resumir las decisiones y procedimientos para los cambios o acuerdos alcanzados, firmar el acuerdo, y controlar el desarrollo de la solución elegida.
Las TIC han hecho que la información en la empresa haya sufrido una gran transformación durante los últimos años. Ello ha supuesto que se haya producido una descentralización en las funciones y una mayor centralización en cuanto al control interno y al poder de decisión en la empresa.
En cuanto a la documentación de la empresa, es importante la que afecta a las obligaciones fiscales, y, por tanto, es importante tener en cuenta cumplir los plazos en las obligaciones tributarias. Una buena gestión aportará costes menores y mayor eficiencia.
La subvención es una transferencia a fondo pedido que un organismo público realiza a un particular, empresa u otra entidad para que dicho patrimonio se utilice para un objetivo concreto. Hay varios tipos de subvención:
Subvenciones a la explotación: para ayudar a empresas con dificultades.
Subvenciones en capital: para adquirir activos fijos.
Subvenciones de tipos de interés: tratan de abaratar la financiación de la empresa.
Subvenciones al empleo: favorecen la contratación de trabajadores por parte de las empresas.
Subvenciones sectoriales: dirigidas a sectores concretos de la act. económica.
Subvenciones a sectores desfavorecidos (para la creación de empresas dirigidas a mujeres o jóvenes por ejemplo).
Subvenciones de mantenimiento (para sobrevivir una empresa durante un tiempo).
Subvenciones fiscales (para impuestos locales y estatales).
Prácticamente, todas las empresas pueden ser acreedoras a una subvención. Para tramitar una subvención, deben tenerse en cuenta varios factores:
La subvención debe basarse en el proyecto.
Es necesario conocer la política de subvenciones de la administración que las concede.
Desarrollar el proyecto sabiendo que las subvenciones suelen retrasarse.
Buscar información sobre los organismos que conceden la subvención en la que se tenga interés de adquirir.
Localizar una persona de contacto en la institución que concede la subvención, centralizando en él las consultas.
Poner en relación los impresos oficiales de la solicitud con el plan de inversión realizado.
Hacer revisar los impresos por un experto y no dejar casillas sin rellenar.
Hacer un seguimiento de la solicitud tras entregar la documentación.
Las ayudas europeas cada vez tienen más prestigio y pueden beneficiarse de ellas los proyectos empresariales. Por grupos, las ayudas más destacadas son:
Fondos estructurales: corrige desigualdades (ej: FEDER, FEOGA…).
Fondos de cohesión: tratan de favorecer a los países más desfavorecidos.
Iniciativas comunitarias: para problemas concretos de importancia.
Proyectos piloto: tratan de ser innovadores y potenciar nuevas vías para el desarrollo económico y social.
Programas de I+D: renuevan y potencian el desarrollo de actividades de investigación.
Programas de ayuda a países en desarrollo: pueden adquirirla las empresas que dirijan sus actuaciones a esos mercados.
El emprendedor debe saber dónde buscar información: Ayuntamiento, centros de asesoramientos, instituciones y empresas privadas, Comercio, internet…
La agresividad nunca soluciona un conflicto, solo lo agrava y origina otros más. En ocasiones en los conflictos, es necesaria la actuación de un mediador, que se caracteriza por: explicar las posiciones de cada parte, intermediar entre las mismas de forma serena, de manera que no se produzcan más conflictos, explicar los procedimientos legales de protesta, mantener la calma, entre todos.
La creación de una empresa depende de muchos factores:
No supone ganar dinero inmediatamente. Habrá momentos de desaliento o no, y se asume un riesgo al crearla.
Hay que desarrollar un Plan de empresa mediante diversos criterios.
Hay que estudiar el entorno, tener en cuenta las subvenciones, y realizar diversas tramitaciones legales para el adecuado funcionamiento de la empresa.
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