La empresa, para cumplir sus objetivos, realiza unas actividades que hay que analizar, controlar y mejorar constantemente para aumentar su eficacia. Ello requiere elaborar una documentación en la que quede reflejada y sirva de referencia. La documentación puede diferenciarse entre interna, externa y mixta:

• Documentación interna: sirve internamente a la empresa (ejemplo: informes periódicos de gestión).

• Documentación externa: se realiza para relacionarse con el exterior: accionistas, organismos públicos (Hacienda, SS…), proveedores, clientes…

• Documentación mixta: es la que se utiliza tanto interna como externamente (ejemplo: alguna documentación contable para presentar a Hacienda).

También puede distinguirse entre documentos de libre acceso, restringidos y confidenciales, según se restrinja su libertad de acceso y conocimiento; y puede distinguirse entre documentación obligatoria y voluntaria.

La documentación de la empresa pasa por una serie de fases para su elaboración:

1. Fase de necesidad: surge para cubrir una necesidad de información, control…

2. Fase de diseño: elaboración del documento para cumplir su objetivo.

3. Fase de realización o cumplimentación: rellenar el documento.

4. Fase de distribución: envío del documento al organismo pertinente.

5. Fase de archivo: clasificación y almacenamiento del documento.

6. Fase de recuperación: posibilidad de acceder al documento.

Hoy en día, las tecnologías de la información y la comunicación han facilitado esta labor en cuanto a la elaboración, almacenamiento y envío de la información en los documentos pertinentes.