Hay diversas técnicas y herramientas que ayudan a enfocar las fases y resolución de problemas:

1. Técnicas para fomentar la creatividad

Solucionar problemas es complicado, pero a veces lo es más darse cuenta de ellos. En un ambiente laboral dinámico y creativo, se piensa en el futuro y se buscan soluciones novedosas, creativas. Las técnicas para fomentar la creatividad afectan al planteamiento, al análisis o a la resolución de problemas.

Para descubrir y plantear problemas, hay diversas técnicas:

• Defectología: es una reunión para un análisis crítico de los productos, servicios, organización… en la que cada participante expone libremente todos los defectos que encuentra en el asunto en cuestión (luego pueden mencionarse los más importantes).

• Brainwritting: tiene el mismo objetivo que el anterior.

• Preguntas estimulantes: es una serie de preguntas que sirven para observar el entorno y estimular la crítica.

Las técnicas para encontrar soluciones son:

• Brainstorming: es la técnica de fomento de la creatividad por excelencia, que consiste en producir la mayor cantidad de ideas posibles e inspirarse en las ideas de los demás para mejorarlas.

• Matrices de descubrimiento: consiste en un cuadro de doble entre que permite combinar dos a dos los elementos de las listas de variables de soluciones. Tiene tres fases: elección de las listas de variables a utilizar; explotación sistemática de las asociaciones que aparecen en cada casilla; y juicio y evaluación de resultados. (Esta técnica se usa mucho en la búsqueda de nuevas actividades en la empresa.)

• Diálogo innovador: se realiza por parejas para buscar soluciones innovadoras a un problema. Se llevan a cabo varios pasos: el afectado describe el problema y sus antecedentes; el receptor da ideas sobre una posible solución; por último, se considera y evalúa la idea sugerida por el receptor.

• “Seis sombreros para pensar”: consiste en que cada participante lleve un gorro de cada color, a cada color le corresponde una función. El blanco se identifica con la información objetiva y descripción de los hechos; el rojo con las emociones; el negro con la precaución y peligros que puedan surgir en la reunión; el verde con las aportacicones imaginativas; el amarillo con la presentación de alternativas; y el azul es el coordinador de la reunión.

1. 2. Técnicas para estudiar los problemas

Algunas de las técnicas para estudiar los problemas son:

• Base de datos: es un elemento para organizar los datos y facilitar su consulta y recuperación, fundamental para toda estrategia de captación de datos.

• ¿Por qué?, ¿por qué?: la pregunta del por qué abre caminos para ahondar en la dimensión de un problema y para sugerir diversas alternativas, haciéndose preguntas como: ¿por qué se hace esto?; ¿por qué se hace aquí?; ¿por qué se hace en este momento?...

• Los seis sirvientes o las seis W (del inglés): ayuda a recoger información sobre un problema (causas, protagonistas, elementos…) de forma ordenada y rápida. (Se puede combinar esta técnica con el brainstorming para producir con rapidez.)

• El gráfico de Pareto: es una técnica que se utiliza para identificar la causa, situación o idea que produce mayor impacto. Su uso es individual y colectivo.

• Pros y contras: es una técnica sencilla y de uso cotidiano, presentando las ventajas y desventajas de los problemas.

• Diagrama de espina de pescado: se realiza un diagrama en el que se aborda el problema desde distintos ángulos y luego considerado en su totalidad.

• El análisis DAFO: DAFO (o FODA), son las iniciales de puntos fuertes, oportunidades, debilidades y amenazas. Ayuda a evaluar una situación para luego escoger la decisión más adecuada.

• La parrilla de selección: es un paso previo al acuerdo que se va a tomar, basado en los criterios a ser utilizados para decidir. El grupo debe ponerse de acuerdo sobre los criterios a utilizar y las opciones que existen. Deben escogerse los criterios desde un punto de vista objetivo. Cuando se tienen los criterios, se dibuja la parrilla de selección, escribiendo las opciones sobre las que hay que decidir.

1. 3. Técnicas para resolver los problemas

En la fase de resolución de problemas, se trata de asegurar que las cosas se hagan. Algunas de las técnicas para resolver los problemas son:

• El gráfico de Gantt: es un gráfico de barras horizontales cuya base es el tiempo, en el que puede observarse el progreso de la ejecución por parte de los que deben intervenir.

• El gráfico Pert: es una forma de planificación más refinada que el gráfico de Gantt, de gran utilidad cuando en el proyecto existen muchos pasos interrelacionados.

• El plan de acciones: es un resumen de las acciones que se deben llevar a cabo para ejecutar una tarea o programa de trabajo (incluyendo el detalle de la actividad, el responsable, el resultado esperado…). Se pueden cambiar los parámetros para acomodarlos a una situación real.

• El diagrama ¿cómo-cómo?: se trata de analizar la posible solución planteándose la pregunta “¿cómo?” hasta que se obtiene un cuadro completo para la ejecución de esa solución.

• Las reuniones: es una técnica para llevar adelante la planificación y control de los acuerdos o decisiones