18-Los equipos de trabajo. Dinámica de grupos. Técnicas de dinámica y dirección de grupos. Aplicación en el entorno laboral. Dirección de reuniones. Etapas para el desarrollo de una reunión eficaz. La participación en el equipo de trabajo

El trabajo en grupo permite adoptar decisiones y llegar a conclusiones más ricas que aquellas que son producto del pensamiento individual, además aumenta la calidad de las decisiones de la dirección mediante la experiencia e inteligencia colectiva y disminuye la incertidumbre y el riesgo a equivocarse en esta toma de decisiones.

Se puede definir el equipo de trabajo como: “Un Número reducido de personas con capacidades complementarias, comprometidas con un propósito, un objetivo de trabajo y unos planteamientos comunes y con responsabilidad mutua compartida”.

Para su implementación se requiere:

a.-Las responsabilidades sean compartidas por sus miembros. b.Las actividades desarrolladas se realicen en forma coordinada. c-Los programas que se planifiquen en equipo apunten a un objetivo común. d. Se han de adquirir habilidades y capacidades especiales necesarias para el desempeño armónico de su labor.

Existen distintos aspectos necesarios para un adecuado trabajo en equipo, entre ellos podemos mencionar:

a. Liderazgo efectivo : es decir, contar con un proceso de creación de una visión del futuro que tenga en cuenta los intereses de los integrantes de la organización. b. Promover canales de comunicación : tanto formales como informales, eliminando al mismo tiempo las barreras existentes. c. Existencia de un ambiente de trabajo armónico : permitiendo y promoviendo la participación de todos.

Entre los requisitos para que se pueda desarrollar el trabajo en equipo destacan:

a. Participación. El primer condicionante para trabajar en equipo en una organización es el nivel de participación de sus miembros. b. Habilidades directivas, liderazgo . Trabajar en equipo requiere de un líder formado suficientemente. c. Métodos, técnicas y soportes . El trabajo en equipo requiere necesariamente de unas herramientas que todo participante debe saber utilizar en mayor o menor grado. d. Espíritu de equipo . Cada organización tiene sus valores, cultura, normas, pautas de comportamiento que inciden directamente en los equipos de trabajo presentes y futuros. f. Comunicación . Los participantes de un equipo de trabajo se comunican adecuadamente cuando el proceso de comunicación grupal es conocido y usado. g. Objetivo/Meta . Los objetivos y metas deben ser conocidos por el equipo y sus participantes.

No se puede hablar de dinámica de grupos sin hablar de Kurt Lewin (1890-1947), su fundador.

Su investigación en el campo de la Psicosociología, le llevó a plantear valiosas hipótesis, a aportar instrumentos de investigación y técnicas de aprendizaje. Destaca de sus trabajos y experimentos relacionados con el estudio de los grupos los dedicados al liderazgo y sus distintos estilos, al clima y cohesión de los grupos, dinámica y evolución.

Para Lewin y Deutsch existen tres formas básicas de interactuar los estudiantes en la escuela:

a. Pueden competir entre sí para ver quién es el mejor.

b. Pueden trabajar individualmente para conseguir una meta sin prestar atención a los otros estudiantes.

c. Pueden trabajar cooperativamente estando cada uno interesado en el trabajo de los otros tanto como en el suyo propio.

Estas tres formas de interacción dependen de las distintas estructuras de metas en los grupos:

Cooperativo: es aquella en la que las metas de los individuos separados van tan unidas que existe una correlación positiva entre las consecuencias o logros de sus objetivos. Un individuo alcanza su objetivo si, y solo si, también los otros participantes alcanzan el suyo.

Competitivo:es aquella en la que las metas de los participantes por separado están relacionadas entre sí de tal forma que existe una correlación negativa entre las consecuencias de sus objetivos. Un individuo alcanzará su objetivo solo si los otros no alcanzan el suyo.

Individualista:es aquella en la queno existe correlación alguna entre la consecución de los objetivos de los participantes. La consecución de su objetivo por parte de un participante no influye en ningún sentido en la consecución del suyo por parte de los demás participantes.

Podemos definir las técnicas de grupo como el conjunto de medios, instrumentos y procedimientos que, aplicados al trabajo en grupo, sirven para desarrollar su eficacia, hacer realidad sus potencialidades, estimular la acción y funcionamiento del grupo para alcanzar sus propios objetivos.

Las técnicas de trabajo en equipo deben basarseen:

Desarrollar el sentimiento de grupo.

Desarrollar la cooperación, corresponsabilidad y creatividad del grupo.

Hacer depender el éxito de cada uno del de todo el grupo.

Discutir sin perder de vista el objetivo o tarea y escuchando a los demás.

A la hora de aplicar una dinámica de grupos es necesario observar algunos aspectos como son:

a) Los objetivos que se persiguen. Lo primero será definir los objetivos y después elegir la técnica.

b) La madurez y entrenamiento del grupo. Si el grupo tiene poca práctica habrá que empezar por técnicas sencillas, con una participación gradual.

c) El tamaño del grupo. En los grandes grupos es preferible utilizar dinámicas que establezcan subgrupos.

d) Características de los miembros. Edad, intereses, motivaciones...

e) Experiencia y capacidad del animador o director.

Podemos clasificar las técnicas de grupo según tres criterios:

Según el tamaño del grupo

-- Grande (foro, conferencia...).

-- Mediano (debate, discusión dirigida, coloquio, mesa redonda...).

-- Pequeño (seminario de trabajo, brainstorming , comisión...).

Según la participación de «expertos»

-- Actividad predominante de los expertos (entrevista pública, simposio, mesa redonda o panel...).

-- Participa activamente todo el grupo ( Philips 6/6, role-playing , cuchicheo...).

Según sus efectos en el grupo

-- Satisfacción de las personas (técnicas de presentación y favorecedoras de las relaciones personales...).

-- Eficacia de la tarea (técnicas para la toma de decisiones y para la organización...).

Cualquier organización necesita cada vez más los equipos de trabajo para alcanzar sus metas, siendo esta una exigencia inexcusable del trabajo realizado en la tecnologia moderna.

Para alcanzar equipos eficaces, pueden seguirse diversos procedimientos, como son el diseño y formación de nuevos equipos, a partir de los conocimientos cientificos sobre la dinámica de grupos y el perfeccionamiento de los equipos existentes a partir de dichos conocimientos.

Dependiendode la organización y los objetivos se puede utilizar alguno de los siguientes métodos:

Torbellino de ideas:

Los miembros del grupo hablan con entera libertad sobre un tema, con objeto de producir ideas originales, generar nuevas soluciones y establecer nuevas soluciones y establecer nuevas relaciones entre los hecos e integrarlos de manera distinta. Su objetivo es desarrollar la imaginación creadora, intentando buscar ideas originales y encontrar nuevas soluciones.

Circulos de calidad

Se utiliza para mejor la calidad de vida de los trabajadores en el trabajo y contribuir a la mejora de la organización. Son pequeños grupos con similar trabajo y nivel jerarquico, que se reunen periódicamente y de forma voluntaria, con el fin de identificar y analizar problemas comunes a su propio trabajo y encontrar soluciones consencuadas.

Algunas de las características de las reuniones:

• Son un conjunto de personas que se reúnen para tratar un tema.
• Los participantes estarán relacionados por un tema común, sobre el que cambiar impresiones.
• Se requiere la realización de un conjunto de pasos que irán desde la preparación de la misma hasta su conclusión.
• Es necesario que las personas que se reúnen compartan un tiempo determinado para tratar el asunto que tengan entre manos.
• Un espacio adecuado para su desarrollo.

Existen tres elementos sustanciales en las reuniones:

1.- Sujetos o grupo de participantes:todos los que intervienen en las reuniones son partes activas, pero se pueden diferenciar en dos, los que la convocan y las personas que acuden a la misma.

2.-Objeto o asunto a tratar: es el motivo por el que se organiza la reunión. El sujeto que convocala reunión tiene que tener claro cuál es el objetivo que quiere conseguir.

3.- Las circunstancias en que se desarrolla la reunión:

Lugar:

al elegirlo habrá que valorar la distancia de los participantes hasta el lugar de reunión y las condiciones del espacio físico elegido, como la amplitud, la luz o distribución de la sala.

Tiempo:

cuando nos referimos a este elemento hablamos tanto del momento en que se convoca la reunión como de la cantidad de tiempo que vamos a emplear en ella. Cuando una reunión no está prevista en la jornada laboral o bien no es una reunión de trabajo, habrá que tener en cuenta primero convocar a los invitados en horarios y condiciones que no perturbenlas condiciones habituales de trabajo, y segundo adecuar los horarios a los periodos de tiempo no laborales de los asistentes.

Las etapas necesarias para el desarrollo de una reunión eficaz son:

a. Planificación.

Establecer unos objetivos: han de ser claros, jerárquicos y estar en conocimiento del asistente.

Decidir si hacer o no la reunión: análisis de sus ventajas e inconvenientes.

b. Preparación.

Orden del día. En él detallaremos los temas que se tratarán. Invitar ponentes, si es preciso. Recopilación de información. Selección del lugar de reunión. Concretar la duración.

c. Ejecución.

Repartir el orden del día. Distribuir correctamente los asientos. Presentar a los participantes. Establecer y comunicar las reglas. Poner sobre la mesa los datos e ideas antes de evaluarlos. Procurar que la reunión no decaiga. Exigir conclusiones.

d. Resumen, registro y evaluación:Tras finalizar la reunión, habrá que evaluar la misma, comprobando que se han cumplido los objetivos o no.

Hay que valorar una serie de factores a la hora de plantearse una reunión como son:

a. Recursos económicos:qué gastos se estiman y de dónde se va a obtener el dinero para sufragarlos. b. Recursos humanos. Se requiere un equipo de personas responsables como pueden ser: Director: abrirá la reunión, presentará a los diversos ponentes y los temas, concederá los turnos de palabra, reconducirá la reunión cuando se salga del tema esencial y la cerrará. Secretario: dejará constancia de lo sucedido, de los debates y diferentes posturas, de los asistentes a cada sesión y de las conclusiones. Existe otro grupo de personas que formarán una reunión. Son los expertos en la materia a tratar. c. Recursos técnicos:Si son necesarios medios audiovisuales. e. Lugar de la reunión. Se elige en función del número de personas que está previsto que asista a la reunión. f. Comportamiento y carácter de los participantes en una reunión.Los responsables de organizar reuniones deberían tener presente los rasgos de la personalidad de los sujetos que vayan a participar en la misma.

La participación en la empresa puede tener distintos significados según desde la perspectiva que se aplique:

Aplicada al desarrollo del trabajo . Es el acto de tomar partido en el desarrollo del proceso productivo y colaborar para que este salga adelante.

Aplicada a la toma de decisiones . Es la influencia resultante del hecho de que una persona asuma un papel activo en el proceso de toma de decisiones.

Aplicada como técnica de motivación . Es la estrategia aplicada con el fin de que las personas perciban la importancia de su trabajo dentro de la organización.

Algunos de los efectos de la participación en la empresa son:

a. La satisfacción en el trabajo y desarrollo personal:La participación aumenta la satisfacción de los empleados en sus puestos de trabajo.

b. La calidad de las decisiones y nivel de compromiso:La participación también tendrá efectos en la calidad de las decisiones al contar con más elementos de decisión.

c. El tiempo:Es uno de los principales costos de la participación,los costos de apoyo al programa y los relacionados con la resistencia de los mandos intermedios y otros grupos dentro de la empresa.

Entre los problemas que plantea la participación podemos tener:

a. Confusión de los objetivos: se observa una tendencia en el aumento de la participación más como un estado de ánimo que como un principio de organización.

b.Contradicción entre la participación y la flexibilidad: para que la participación pueda funcionar se requiere una estabilidad mínima del personal.

c. Distancia entre la teoría y la práctica: los que las conciben, las instalan y las dirigen suelen ser grupos de técnicos y los que posteriormente las manejan quedan por lo general excluidos de su comprensión.

d. La falta de tiempo: en numerosas empresas los objetivos de producción suponen una verdadera carrera en busca de la rentabilidad económica y social; la participación es considerada algunas veces como una pérdida de tiempo.

En la actualidad no hay duda de que estos grupos, constituyen las unidades básicas de las organizaciones y configuran su estructura tanto formal como informal. El trabajo en grupo y con grupos se convierte así en algo fundamental para el funcionamiento de aquéllas, e implica tanto a sus miembros (cualquiera que sea su nivel y función) como a profesionales externos que realicen algún tipo de intervención, que deben tener presente la colaboración inter e intragrupal no ocurre de forma accidental, sino que debe planificarse y promoverse, lo cual implica poseer las competencias adecuadas para dirigir y participar en grupos.